La gestione dei documenti è una delle attività del settore logistico che richiede molta circolazione e agilità nella preparazione e presentazione dei documenti. Per questo motivo, con la crescita della domanda di trasporto di merci, è già una necessità digitalizzare i processi e iniziare ad applicare la bolla di consegna digitale.
Per capire meglio cos'è una bolla di consegna digitale, come si differenzia da una bolla di consegna cartacea e quali vantaggi offre, continuate a leggere per saperne di più.
Che cos'è una bolla di consegna digitale?
La bolla di consegna è un documento con informazioni dettagliate sulla merce consegnata che serve come prova documentale della consegna. È l'azienda venditrice che genera il documento e ne conserva una copia per il cliente o per l'azienda ricevente, che riceve l'originale e controlla che tutto sia in ordine.
Qual è la differenza tra una bolla di consegna cartacea e una digitale?
Tradizionalmente, questi documenti venivano generati con software per ufficio, stampati e consegnati su carta al cliente, mentre il venditore ne conservava una copia.
La bolla di consegna digitale, invece, viene generata con vari tipi di software, ad esempio con un modulo all'interno di un software di logistica. Inoltre, vengono firmate con un dispositivo elettronico come uno smartphone, in modo da confermare la consegna e controllare tutti i dati.
Quali sono i vantaggi della bolla di consegna digitale?
Accesso più rapido e semplice alle informazioni
Quando si stampano e si fotocopiano documenti importanti come le bolle di consegna, le copie sono spesso limitate per il numero di dipendenti che devono presentarle e gestirle. Questo porta alla situazione di dover spendere molto tempo per cercare i documenti quando devono essere ricontrollati.
Con una bolla di consegna digitale, invece, tutto il personale autorizzato ha accesso a tutte le bolle di consegna dai dispositivi con cui lavora e può monitorare quando le consegne vengono firmate e confermate. Inoltre, i documenti possono essere gestiti direttamente con un software specifico, come un TMS.
Riduzione degli errori e prevenzione di perdite e danni
I documenti cartacei sono più soggetti a errori, poiché il processo di generazione è più manuale. Inoltre, un altro grande svantaggio dei documenti fisici è che possono essere persi o danneggiati, il che crea molti problemi nella gestione dei documenti.
Per questo motivo, con un modulo del software che crea e invia bolle di consegna digitali, è più difficile commettere errori perché la loro gestione è più automatizzata. Inoltre, non c'è più il timore di perdere le bolle di consegna una volta inserite nell'ERP aziendale.
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Laureato in Progettazione e Produzione di Video Game, attualmente tirocinio in Digital Marketing con focus su SEO e Inbound Marketing.
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