Reducir kilómetros en vacío con un TMS es una de las formas más directas de mejorar la eficiencia del transporte. Cada desplazamiento sin carga consume combustible, ocupa tiempo de conductor y vehículo y genera un coste que difícilmente puede trasladarse al cliente.

El problema es que esos kilómetros no siempre son fáciles de evitar. Una entrega puede terminar lejos del siguiente punto de carga, puede no haber pedidos compatibles para el regreso o una restricción de horario, capacidad o disponibilidad puede impedir aprovechar un trayecto que, sobre el papel, parecía sencillo de combinar.

Aquí es donde un TMS (Transportation Management System) puede ayudar. Al trabajar con la información de pedidos, vehículos, capacidades, ubicaciones, horarios y transportistas, permite analizar más alternativas de planificación y buscar una combinación más eficiente de cargas y rutas.

¿Por qué se producen los kilómetros en vacío?

Un vehículo puede circular vacío por muchos motivos. El ejemplo más evidente es el regreso a base después de completar una entrega, pero no es el único.

También aparecen kilómetros sin carga cuando un vehículo debe desplazarse hasta el siguiente punto de recogida, cuando las cargas se asignan de forma independiente sin considerar el resto de la planificación o cuando no existe suficiente visibilidad sobre los pedidos disponibles.

A esto se suman las restricciones propias de cada operación: ventanas horarias de clientes, capacidades de los vehículos, prioridades de entrega, disponibilidad de conductores o características específicas de determinados pedidos.

Por eso, reducir kilómetros en vacío requiere trabajar sobre la planificación en conjunto. El TMS puede generar un plan en función de los pedidos que deben realizarse, buscando minimizar la distancia recorrida, el número de rutas y los recursos necesarios.

1. Combinar mejor cargas, entregas y recogidas

Una de las primeras oportunidades está en dejar de planificar cada servicio como una operación aislada.

Si conocemos de antemano las entregas y recogidas previstas, el TMS puede buscar combinaciones compatibles. Un vehículo que termina una entrega puede continuar hacia una recogida próxima en lugar de regresar directamente a su punto de origen.

Para hacerlo correctamente hay que considerar también horarios, capacidades, tiempos de conducción y las demás restricciones de la operación.

Cuanta más información pueda analizarse conjuntamente, mayores serán las posibilidades de encontrar alternativas que reduzcan desplazamientos innecesarios.

2. Mejorar la ocupación de los vehículos

No todos los kilómetros poco eficientes se realizan con el vehículo completamente vacío. Una baja ocupación también puede indicar que existe margen de mejora.

La gestión de cargas permite analizar la capacidad disponible de la flota y buscar una distribución más adecuada de los pedidos. El objetivo es aumentar las tasas de llenado y evitar utilizar más vehículos o rutas de los necesarios.

Esto resulta especialmente importante cuando se trabaja con múltiples pedidos, cargas parciales o diferentes capacidades de vehículos.

Una planificación que tenga en cuenta peso, capacidad y características de cada carga puede detectar combinaciones que manualmente serían mucho más difíciles de identificar.

3. Planificar los retornos desde el principio

El retorno no debería aparecer como una consecuencia de la ruta una vez realizada la entrega.

Al planificar, conviene tener en cuenta qué ocurrirá con el vehículo después de llegar a su destino: si existen recogidas próximas, otras cargas disponibles o posibilidades de enlazar el servicio con una nueva operación.

Un TMS permite trabajar con múltiples órdenes de carga y recogida dentro de una misma planificación y analizar su encaje teniendo en cuenta las restricciones definidas.

De esta manera, es posible valorar el recorrido completo y no únicamente el trayecto de ida.

4. Asignar mejor las cargas a cada transportista

Cuando parte del transporte está externalizado, la asignación también influye en los kilómetros recorridos.

Disponer en un mismo sistema de información sobre cargas, transportistas, disponibilidad y tarifas facilita encontrar una asignación más adecuada para cada operación.

El TMS permite gestionar tarifas propias y de proveedores según parámetros como el tipo de carga, la distancia o si se trata de carga completa o grupaje. Esta información puede utilizarse en la asignación automática de cargas a transportistas.

Además, la integración con plataformas externas y bolsas de carga puede ampliar las opciones disponibles cuando la planificación propia no permite encontrar una alternativa adecuada.

5. Introducir las restricciones reales en la planificación

La ruta más corta no siempre es una ruta viable.

Una propuesta puede parecer eficiente en kilómetros y dejar de serlo cuando se incorporan las ventanas horarias de los clientes, los turnos, los descansos de los transportistas o las capacidades de los vehículos.

Por eso es importante que el TMS pueda incorporar las restricciones reales del negocio durante la planificación.

El resultado será una ruta que pueda ejecutarse en la práctica y que reduzca la necesidad de realizar reajustes posteriores, desplazamientos adicionales o reasignaciones.

6. Replanificar cuando cambia la operación

La planificación inicial rara vez permanece intacta durante toda la jornada.

Urgencias, nuevos pedidos, retrasos o incidencias pueden obligar a modificar una ruta. Si estos cambios se gestionan de forma aislada, es fácil añadir kilómetros que no estaban previstos inicialmente.

Contar con información actualizada sobre las rutas en curso y la localización de los vehículos permite tomar decisiones con mayor contexto.

Además, un asistente de edición de rutas puede ayudar a incorporar cambios de última hora sin perder de vista el conjunto de la planificación.

7. Medir dónde se están generando los kilómetros en vacío

Para mejorar un indicador primero hay que poder verlo.

Los datos históricos permiten analizar qué rutas, clientes, zonas o tipos de servicio generan más desplazamientos sin carga. También ayudan a detectar patrones que pueden pasar desapercibidos durante la gestión diaria.

Cuando este análisis depende de hojas de cálculo y consolidaciones manuales, obtener una visión fiable de la operación resulta mucho más complicado. En este artículo explicamos cuándo Excel deja de ser suficiente para gestionar el transporte.

Un TMS permite centralizar la información de la operación y trabajar con KPIs para analizar su rendimiento.

Algunos indicadores interesantes para este objetivo son:

• kilómetros totales recorridos;
• kilómetros en vacío;
• porcentaje de kilómetros en vacío sobre el total;
• ocupación media de los vehículos;
• número de rutas realizadas;
• distancia media por ruta;
• coste por kilómetro o servicio.

El seguimiento periódico permite comprobar si las medidas aplicadas están funcionando y localizar nuevas oportunidades de optimización.

Estrategias para reducir kilómetros en vacío con un TMS

La calidad de los datos también importa

Un TMS puede analizar muchas alternativas, pero necesita partir de información fiable.

Direcciones incorrectas, capacidades de vehículos desactualizadas, horarios incompletos o pedidos con información insuficiente condicionan cualquier planificación automática.

Por eso, antes de plantearse objetivos ambiciosos para reducir kilómetros en vacío, conviene revisar la calidad de los datos maestros y asegurarse de que la información necesaria llega al sistema de forma estructurada.

La integración con otros sistemas, como el ERP, también ayuda a evitar duplicidades y permite incorporar automáticamente pedidos y órdenes de carga a la planificación.

Menos kilómetros en vacío, mejor aprovechamiento de los recursos

Reducir kilómetros en vacío tiene un impacto directo sobre el uso de vehículos, combustible, tiempo de conducción y costes de transporte. También permite aprovechar mejor la capacidad disponible sin necesidad de aumentar la flota.

Un TMS ayuda a abordar este problema desde distintos puntos: optimización de cargas, planificación automática, gestión de restricciones, asignación de transportistas, seguimiento de las rutas y análisis de KPIs.

La clave está en disponer de suficiente información para valorar cada desplazamiento dentro del conjunto de la operación. Porque una ruta eficiente no termina necesariamente cuando se realiza la última entrega: también importa qué puede hacer ese vehículo después.