Per capire meglio cos'è una bolla di consegna digitale, come si differenzia da una bolla di consegna cartacea e quali vantaggi offre, continuate a leggere per saperne di più.

Che cos'è una bolla di consegna digitale?

La bolla di consegna è un documento con informazioni dettagliate sulla merce consegnata che serve come prova documentale della consegna. È l'azienda venditrice che genera il documento e ne conserva una copia per il cliente o per l'azienda ricevente, che riceve l'originale e controlla che tutto sia in ordine. 

Qual è la differenza tra una bolla di consegna cartacea e una digitale?

Tradizionalmente, questi documenti venivano generati con software per ufficio, stampati e consegnati su carta al cliente, mentre il venditore ne conservava una copia.

La bolla di consegna digitale, invece, viene generata con vari tipi di software, ad esempio con un modulo all'interno di un software di logistica. Inoltre, vengono firmate con un dispositivo elettronico come uno smartphone, in modo da confermare la consegna e controllare tutti i dati.

Quali sono i vantaggi della bolla di consegna digitale?

Accesso più rapido e semplice alle informazioni

Quando si stampano e si fotocopiano documenti importanti come le bolle di consegna, le copie sono spesso limitate per il numero di dipendenti che devono presentarle e gestirle. Questo porta alla situazione di dover spendere molto tempo per cercare i documenti quando devono essere ricontrollati.

En cambio, con un albarán digital, todo el personal autorizado tendrá acceso a todos los albaranes desde los dispositivos que trabajen y podrán monitorizar cuándo son firmadas y confirmadas las entregas. Además de que los documentos se pueden gestionar directamente con un software específico, como con un TMS.

Riduzione degli errori e prevenzione di perdite e danni

I documenti cartacei sono più soggetti a errori, poiché il processo di generazione è più manuale. Inoltre, un altro grande svantaggio dei documenti fisici è che possono essere persi o danneggiati, il che crea molti problemi nella gestione dei documenti.

Per questo motivo, con un modulo del software che crea e invia bolle di consegna digitali, è più difficile commettere errori perché la loro gestione è più automatizzata. Inoltre, non c'è più il timore di perdere le bolle di consegna una volta inserite nell'ERP aziendale.

Risparmio di risorse e tempo

Si stima che una PMI spenda circa 1.500 euro per stampare circa 10.000 documenti per costi quali carta, inchiostro e stampante. Sebbene dipenda dalle apparecchiature dell'azienda e dalla manutenzione necessaria, i costi sono indubbiamente elevati, anche per la quantità di carta monouso generata.

L'accesso alla bolla di consegna digitale consente di risparmiare questi costi, rinunciando all'uso della carta per la gestione dei documenti delle bolle di consegna digitali. Si risparmia anche molto tempo per i trasportatori e per il resto del personale, che può concentrarsi su compiti più importanti.  

Migliorare la gestione dell'inventario e il servizio clienti

Uno dei vantaggi della bolla di consegna digitale è quello di mantenere tutti i documenti digitalizzati e unificati in un unico luogo. Ciò semplifica la gestione dell'inventario, in quanto è possibile mantenere automaticamente aggiornati i registri di inventario e di attività grazie all'integrazione con i sistemi di gestione dell'inventario e di fatturazione.

Un altro vantaggio è che l'utilizzo di una bolla di consegna digitale consente di tenere un registro più dettagliato dei prodotti, avendo accesso a dettagli del prodotto come il numero di serie o il numero di lotto. In questo modo è più facile gestire garanzie, resi e reclami dei clienti.

Sicurezza

È noto che la digitalizzazione di determinati processi e procedure implica anche l'applicazione di protezioni per la sicurezza e la privacy, per evitare che tali informazioni possano essere facilmente divulgate.

Una bolla di consegna digitale è solitamente dotata di un supporto per garantire la sicurezza e la privacy dei dati. Tra gli esempi vi sono la limitazione dell'accesso da parte degli utenti e l'applicazione di misure supplementari come l'autenticazione dell'utente e la crittografia dei dati.

Conclusione

Come abbiamo visto, la bolla di consegna digitale offre una serie di vantaggi che possono essere riassunti in quattro parole: agilità, precisione, efficienza e sicurezza. Oggi queste caratteristiche sono essenziali per la gestione di questi documenti per soddisfare le esigenze della catena di fornitura.

In Hedyla ascoltiamo le richieste dei nostri clienti e continuiamo a lavorare sul nostro software logistico per implementare altri strumenti che completino la funzione principale e offrano una soluzione completa.

Meritxell Vazquez

SEO & Inbound Marketing
Laureato in Progettazione e Produzione di Video Game, attualmente tirocinio in Digital Marketing con focus su SEO e Inbound Marketing.

Creazione di articoli di valore e supporto della comunicazione al settore tecnologico.

hedyla.com

Tuttavia, ci sono alcune domande che i clienti interessati al software di Hedyla spesso pongono sui moduli integrati meno conosciuti e che completano soluzioni più complete come un TMS o un ottimizzatore di percorsi. In cosa consistono in particolare questi moduli e come sono utili?

Se volete saperne di più sui moduli software per la logistica meno conosciuti sul mercato, continuate a leggere.

Gemello digitale

Come suggerisce il nome, il gemello digitale è una rappresentazione fisica di qualsiasi oggetto o processo che deve essere replicato. In questo caso, viene utilizzato per creare simulazioni di percorsi di consegna, sia nell'ottimizzatore di percorsi che nel TMS.

Per creare il gemello digitale, è necessario raccogliere i dati storici dei percorsi dell'azienda. È utile contrapporre questi percorsi a quelli ottimizzati in base ai vincoli operativi e commerciali applicati. In questo modo è possibile osservare le modifiche da applicare ai nuovi percorsi di consegna e i tempi e le risorse necessari per implementarle.

Il simulatore di scenari viene utilizzato anche per realizzare progetti di consulenza per l'analisi degli scenari. In questo modo è possibile valutare meglio i cambiamenti nella catena di approvvigionamento e nelle linee di produzione, come ad esempio l'analisi dell'ubicazione di nuovi centri logistici. La sua funzione principale è quella di prendere decisioni migliori in base a produttività, efficienza e costi.

Nota di consegna digitale

Questa è senza dubbio una delle domande più popolari e frequenti sui moduli logistici. La gestione delle bolle di consegna e delle fatture è essenziale per gestire correttamente le consegne ai clienti come fornitore o distributore. In generale, settori come quello dei trasporti generano molte bolle di consegna in formato fisico che finiscono per essere complicate da gestire in modo corretto ed efficiente, per questo è molto importante trasformarle in digitale.

Una bolla di consegna digitale viene gestita come una bolla di consegna fisica, ma con notevoli vantaggi. In primo luogo, la sua gestione digitale può essere integrata con le fatture, il che è essenziale nel caso di bolle di consegna non valorizzate. Un altro dei vantaggi più importanti è l'aumento dell'affidabilità, in quanto riduce il margine di errore grazie all'integrazione con i database. Le firme digitali spesso evitano discrepanze e impediscono la falsificazione del documento. Oltre a questi vantaggi, la digitalizzazione di questi documenti riduce i costi di stampa su carta e aumenta la produttività grazie alla loro gestione più automatizzata e alla possibilità di generare modelli di bolle di consegna digitali in modo semplice.

Mentre il TMS è in grado di gestire la documentazione digitale di diversi ruoli, come la documentazione di ogni veicolo, molti clienti e stakeholder richiedono l'integrazione della gestione delle bolle di consegna digitali, in quanto la loro gestione può essere integrata con quella delle fatture. Stiamo avviando questa integrazione con le fasi precedenti.

Gestione dei documenti

Con l'aumento delle vendite e degli ordini online, il volume di questi ordini è cresciuto, rendendo impossibile la gestione di così tanti documenti fisici. La gestione digitale dei documenti è quindi uno degli strumenti migliori per l'attuale panorama industriale e una delle domande più frequenti poste dai clienti sui moduli logistici.

Il modulo di gestione dei documenti consente di centralizzare tutti i documenti, dalle lettere di vettura o CMR a tutti i file necessari per vettori, veicoli, ordini e viaggi. Inoltre, nel caso dell'eCMR, poiché è ancora in fase di sviluppo, può essere gestito fisicamente attraverso archivi di documenti digitali.

In Hedyla ascoltiamo i suggerimenti e chiariamo i dubbi più frequenti dei nostri clienti, per cui siamo aggiornati nello sviluppo di moduli e soluzioni che forniscono un grande aiuto ai processi logistici di qualsiasi verticale.

Meritxell Vazquez

SEO & Inbound Marketing
Laureato in Progettazione e Produzione di Video Game, attualmente tirocinio in Digital Marketing con focus su SEO e Inbound Marketing.

Creazione di articoli di valore e supporto della comunicazione al settore tecnologico.

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