Tutto quello che c'è da sapere sulla bolla di consegna digitale

La gestione dei documenti è una delle attività del settore logistico che richiede molta circolazione e agilità nella preparazione e presentazione dei documenti. Per questo motivo, con la crescita della domanda di trasporto di merci, è già una necessità digitalizzare i processi e iniziare ad applicare la bolla di consegna digitale.

Per capire meglio cos'è una bolla di consegna digitale, come si differenzia da una bolla di consegna cartacea e quali vantaggi offre, continuate a leggere per saperne di più.

Che cos'è una bolla di consegna digitale?

La bolla di consegna è un documento con informazioni dettagliate sulla merce consegnata che serve come prova documentale della consegna. È l'azienda venditrice che genera il documento e ne conserva una copia per il cliente o per l'azienda ricevente, che riceve l'originale e controlla che tutto sia in ordine. 

Qual è la differenza tra una bolla di consegna cartacea e una digitale?

Tradizionalmente, questi documenti venivano generati con software per ufficio, stampati e consegnati su carta al cliente, mentre il venditore ne conservava una copia.

La bolla di consegna digitale, invece, viene generata con vari tipi di software, ad esempio con un modulo all'interno di un software di logistica. Inoltre, vengono firmate con un dispositivo elettronico come uno smartphone, in modo da confermare la consegna e controllare tutti i dati.

Quali sono i vantaggi della bolla di consegna digitale?

Accesso più rapido e semplice alle informazioni

Quando si stampano e si fotocopiano documenti importanti come le bolle di consegna, le copie sono spesso limitate per il numero di dipendenti che devono presentarle e gestirle. Questo porta alla situazione di dover spendere molto tempo per cercare i documenti quando devono essere ricontrollati.

Con una bolla di consegna digitale, invece, tutto il personale autorizzato ha accesso a tutte le bolle di consegna dai dispositivi con cui lavora e può monitorare quando le consegne vengono firmate e confermate. Inoltre, i documenti possono essere gestiti direttamente con un software specifico, come un TMS.

Riduzione degli errori e prevenzione di perdite e danni

I documenti cartacei sono più soggetti a errori, poiché il processo di generazione è più manuale. Inoltre, un altro grande svantaggio dei documenti fisici è che possono essere persi o danneggiati, il che crea molti problemi nella gestione dei documenti.

Per questo motivo, con un modulo del software che crea e invia bolle di consegna digitali, è più difficile commettere errori perché la loro gestione è più automatizzata. Inoltre, non c'è più il timore di perdere le bolle di consegna una volta inserite nell'ERP aziendale.

Risparmio di risorse e tempo

Si stima che una PMI spenda circa 1.500 euro per stampare circa 10.000 documenti per costi quali carta, inchiostro e stampante. Sebbene dipenda dalle apparecchiature dell'azienda e dalla manutenzione necessaria, i costi sono indubbiamente elevati, anche per la quantità di carta monouso generata.

L'accesso alla bolla di consegna digitale consente di risparmiare questi costi, rinunciando all'uso della carta per la gestione dei documenti delle bolle di consegna digitali. Si risparmia anche molto tempo per i trasportatori e per il resto del personale, che può concentrarsi su compiti più importanti.  

Migliorare la gestione dell'inventario e il servizio clienti

Uno dei vantaggi della bolla di consegna digitale è quello di mantenere tutti i documenti digitalizzati e unificati in un unico luogo. Ciò semplifica la gestione dell'inventario, in quanto è possibile mantenere automaticamente aggiornati i registri di inventario e di attività grazie all'integrazione con i sistemi di gestione dell'inventario e di fatturazione.

Un altro vantaggio è che l'utilizzo di una bolla di consegna digitale consente di tenere un registro più dettagliato dei prodotti, avendo accesso a dettagli del prodotto come il numero di serie o il numero di lotto. In questo modo è più facile gestire garanzie, resi e reclami dei clienti.

Sicurezza

È noto che la digitalizzazione di determinati processi e procedure implica anche l'applicazione di protezioni per la sicurezza e la privacy, per evitare che tali informazioni possano essere facilmente divulgate.

Una bolla di consegna digitale è solitamente dotata di un supporto per garantire la sicurezza e la privacy dei dati. Tra gli esempi vi sono la limitazione dell'accesso da parte degli utenti e l'applicazione di misure supplementari come l'autenticazione dell'utente e la crittografia dei dati.

Conclusione

Come abbiamo visto, la bolla di consegna digitale offre una serie di vantaggi che possono essere riassunti in quattro parole: agilità, precisione, efficienza e sicurezza. Oggi queste caratteristiche sono essenziali per la gestione di questi documenti per soddisfare le esigenze della catena di fornitura.

In Hedyla ascoltiamo le richieste dei nostri clienti e continuiamo a lavorare sul nostro software logistico per implementare altri strumenti che completino la funzione principale e offrano una soluzione completa.