Para entender mejor en qué consiste un albarán digital, qué diferencias tiene en comparación a un albarán en papel y cuáles son los beneficios que ofrece, sigue leyendo los siguientes puntos.

¿Qué es un albarán digital?

Un albarán es un documento con información detallada sobre los productos entregados que sirve como prueba documental de la entrega. Es la empresa vendedora quien genera el documento y se queda una copia para que el cliente o la empresa receptora reciba el original y compruebe que está todo en orden. 

¿Qué diferencia hay entre un albarán en papel y un albarán digital?

Tradicionalmente, estos documentos se generan con un software de ofimática, se imprimían y se entregaban en papel al cliente, mientras que el vendedor se quedaba con una copia.

En cambio, el albarán digital se genera con varios tipos de programas, por ejemplo, con un módulo dentro de un software de logística. Además de que se firman con un dispositivo electrónico como un smartphone para que se confirme la entrega y todos los datos estén bien revisados.

¿Cuáles son las ventajas del albarán digital?

Acceso más rápido y sencillo a la información

Cuando se imprimen y se hacen fotocopias de documentos tan importantes como los albaranes, a menudo sus copias son limitadas para el número de personal que tiene que presentarlas y gestionarlas. Esto lleva a la situación de emplear mucho tiempo en buscar los papeles cuando se necesita volver a revisarlos.

En cambio, con un albarán digital, todo el personal autorizado tendrá acceso a todos los albaranes desde los dispositivos que trabajen y podrán monitorizar cuándo son firmadas y confirmadas las entregas. Además de que los documentos se pueden gestionar directamente con un software específico, como con un TMS.

Reducción de errores y evitación de pérdidas y daños

Los documentos en papel son más propensos a que tengan más errores, ya que el proceso de generarlos es más manual. Más aún, otro gran inconveniente de los documentos físicos es que pueden ser extraviados o dañados, lo cual acarrea bastantes problemas en la administración de documentos.

Por este motivo, con un módulo en el software que crea y envía los albaranes digitales resulta más difícil cometer errores porque su gestión es más automatizada. Aparte de eso, ya no hay el temor de perder los albaranes una vez están dentro del ERP de la empresa.

Ahorro de recursos y de tiempo

Se calcula que una empresa pyme gasta alrededor de 1.500€ en imprimir alrededor de 10.000 documentos en gastos como el papel, la tinta y la impresora. Si bien depende del equipamiento de la empresa y del mantenimiento necesario, sin duda los costes suelen ser elevados, asimismo con la cantidad de papel desechable que se genera.

Mediante el acceso al albarán digital, se pueden ahorrar estos gastos al prescindir del uso del papel para la gestión documental de los albaranes digitales. Además de que supone un gran ahorro de tiempo para los transportistas y demás personal que pueden centrarse en realizar tareas más importantes.  

Mejora la gestión de inventario y la atención al cliente

Una de las ventajas que ofrece el albarán digital es que mantiene todos los documentos digitalizados y unificados en un único lugar. De esta manera, es más sencillo realizar una correcta gestión del inventario, ya que puede mantener actualizados automáticamente los registros del inventario y su actividad con la integración a sistemas de gestión de inventario y facturación.

Otro beneficio a destacar es que utilizar un albarán digital permite llevar un registro más detallado de los productos gracias a su acceso a sus detalles como el número de serie o el lote del producto. Gracias a ello, resulta más fácil gestionar las garantías, devoluciones y reclamaciones de clientes.

Seguridad

Se conoce que digitalizar ciertos procesos y gestiones implica también aplicar seguridad y protección de privacidad para evitar que dicha información se filtre con facilidad.

Un albarán digital usualmente tendrá soporte para garantizar la seguridad y privacidad de los datos. Varios ejemplos son limitando su acceso por usuarios y aplicando medidas extra como la autenticación de usuarios y el cifrado de datos.

Conclusión

Como se ha podido observar, el albarán digital otorga un número de ventajas que se puede resumir en cuatro palabras: agilidad, precisión, eficiencia y seguridad. Hoy en día, estas características son fundamentales para que la administración de estos documentos cumpla con las exigencias de la cadena de suministro.

En Hedyla escuchamos lo que más solicitan nuestros clientes y seguimos trabajando en nuestro software de logística para implementar más herramientas que complementen la función principal para ofrecer una solución completa.

Meritxell Vázquez

SEO & Inbound Marketing
Graduada en Diseño y Producción de Videojuegos formándose actualmente en Marketing Digital con enfoque al SEO y al Inbound Marketing.

Creando artículos de valor y apoyando la comunicación al sector tecnológico.

hedyla.com

No obstante, hay una serie de preguntas que suelen hacer los clientes interesados en el software de Hedyla, acerca de módulos integrados que son menos conocidos y que complementan a soluciones más completas como un TMS o un optimizador de rutas. ¿En qué consisten en particular estos módulos y en qué aspectos son de gran ayuda?

Si quieres aprender más sobre los módulos de software de logística menos conocidos por el mercado, sigue leyendo.

Gemelo Digital

Tal y como lo sugiere su nombre, el gemelo digital o el Digital Twin es una representación física de cualquier objeto o proceso que se quiera replicar. En este caso, se utiliza para crear simulaciones de las rutas de reparto, ya sea en optimizador de rutas o en el TMS.

Para poder crear el digital twin, se necesita recopilar los datos de las rutas históricas de la empresa. Tiene como utilidad contrastarlas con las rutas optimizadas basándose en las restricciones aplicadas operativas y de negocio. De esta forma, se puede observar los cambios que se van a aplicar a las nuevas rutas de reparto y el tiempo y recursos que se requerirán para llevarlas a cabo.

También el simulador de escenarios se utiliza para realizar proyectos de consultoría para el análisis de escenarios. De esta forma, se pueden evaluar mejor los cambios de la cadena de suministro y de las líneas de producción, como por ejemplo, analizar la ubicación de nuevos centros logísticos, entre otros. Su función principal es para realizar una mejor toma de decisiones basadas en la productividad, eficiencia y costes.

Albarán Digital

Sin duda, es una de las preguntas frecuentes sobre los módulos logísticos más popular y solicitada. La gestión de albaranes y de facturas es imprescindible para gestionar correctamente los repartos hacia clientes como proveedor o distribuidor. Por lo general, sectores como el del transporte generan muchos albaranes en formato físico del que acaba siendo complicada una gestión correcta y eficiente, por lo que resulta muy importante su transformación digital.

Un albarán digital se gestiona de la misma forma que un albarán físico pero con notables ventajas. La primera de todas es que se puede integrar su gestión digital con las facturas, indispensable en el caso de los albaranes sin valorar. Otra de las ventajas más importantes es que aumenta su fiabilidad, ya que reduce el margen de error gracias a su integración con las bases de datos. Las firmas digitales suelen evitar discrepancias e impiden la falsificación del documento. Aparte de dichos beneficios, la digitalización de estos documentos reduce los costes de la impresión a papel y se aumenta la productividad por su gestión más automatizada y la posibilidad de generar plantillas de albaranes digitales de forma sencilla.

Si bien en el TMS se puede gestionar la documentación digital de varios papeles como la documentación de cada vehículo, muchos de los clientes e interesados solicitan la integración de gestionar albaranes digitales, ya que se puede integrar su gestión junto con el de las facturas. A día de hoy estamos iniciando dicha integración con los pasos previos.

Gestión documental

Con el creciente aumento de ventas y de pedidos online, se ha incrementado el volumen de éstos mismos, por lo tanto, resulta imposible gestionar tantos documentos físicos. De este modo, la gestión documental de forma digital es una de las mejores herramientas para el panorama actual del sector y otra de las preguntas frecuentes sobre los módulos logísticos más realizada por los clientes.

El módulo de la gestión documental permite mantener centralizados todos los documentos, desde las cartas de porte o CMRs hasta todos los archivos necesarios para los transportistas, vehículos, pedidos y viajes. Asimismo que, en el caso del eCMR, debido a que está todavía en fase de desarrollo, se puede llevar a cabo su gestión física mediante repositorios digitales de documentos.

En Hedyla escuchamos las sugerencias y aclaramos las dudas más frecuentes otorgadas por nuestros clientes, por lo que estamos al día en el desarrollo de módulos y soluciones que otorguen una gran ayuda para los procesos logísticos de cualquier vertical.

Meritxell Vázquez

SEO & Inbound Marketing
Graduada en Diseño y Producción de Videojuegos formándose actualmente en Marketing Digital con enfoque al SEO y al Inbound Marketing.

Creando artículos de valor y apoyando la comunicación al sector tecnológico.

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