Todo lo que tienes que saber sobre el albarán digital

La gestión documental es una de las actividades dentro del sector de la logística que necesita mucha circulación y agilidad en la preparación y presentación de los papeles. Por este motivo, conforme crece la demanda en el transporte de mercancías, ya es una necesidad digitalizar los procesos y empezar a aplicar el albarán digital.

Para entender mejor en qué consiste un albarán digital, qué diferencias tiene en comparación a un albarán en papel y cuáles son los beneficios que ofrece, sigue leyendo los siguientes puntos.

¿Qué es un albarán digital?

Un albarán es un documento con información detallada sobre los productos entregados que sirve como prueba documental de la entrega. Es la empresa vendedora quien genera el documento y se queda una copia para que el cliente o la empresa receptora reciba el original y compruebe que está todo en orden. 

¿Qué diferencia hay entre un albarán en papel y un albarán digital?

Tradicionalmente, estos documentos se generan con un software de ofimática, se imprimían y se entregaban en papel al cliente, mientras que el vendedor se quedaba con una copia.

En cambio, el albarán digital se genera con varios tipos de programas, por ejemplo, con un módulo dentro de un software de logística. Además de que se firman con un dispositivo electrónico como un smartphone para que se confirme la entrega y todos los datos estén bien revisados.

¿Cuáles son las ventajas del albarán digital?

Acceso más rápido y sencillo a la información

Cuando se imprimen y se hacen fotocopias de documentos tan importantes como los albaranes, a menudo sus copias son limitadas para el número de personal que tiene que presentarlas y gestionarlas. Esto lleva a la situación de emplear mucho tiempo en buscar los papeles cuando se necesita volver a revisarlos.

En cambio, con un albarán digital, todo el personal autorizado tendrá acceso a todos los albaranes desde los dispositivos que trabajen y podrán monitorizar cuándo son firmadas y confirmadas las entregas. Además de que los documentos se pueden gestionar directamente con un software específico, como con un TMS.

Reducción de errores y evitación de pérdidas y daños

Los documentos en papel son más propensos a que tengan más errores, ya que el proceso de generarlos es más manual. Más aún, otro gran inconveniente de los documentos físicos es que pueden ser extraviados o dañados, lo cual acarrea bastantes problemas en la administración de documentos.

Por este motivo, con un módulo en el software que crea y envía los albaranes digitales resulta más difícil cometer errores porque su gestión es más automatizada. Aparte de eso, ya no hay el temor de perder los albaranes una vez están dentro del ERP de la empresa.

Ahorro de recursos y de tiempo

Se calcula que una empresa pyme gasta alrededor de 1.500€ en imprimir alrededor de 10.000 documentos en gastos como el papel, la tinta y la impresora. Si bien depende del equipamiento de la empresa y del mantenimiento necesario, sin duda los costes suelen ser elevados, asimismo con la cantidad de papel desechable que se genera.

Mediante el acceso al albarán digital, se pueden ahorrar estos gastos al prescindir del uso del papel para la gestión documental de los albaranes digitales. Además de que supone un gran ahorro de tiempo para los transportistas y demás personal que pueden centrarse en realizar tareas más importantes.  

Mejora la gestión de inventario y la atención al cliente

Una de las ventajas que ofrece el albarán digital es que mantiene todos los documentos digitalizados y unificados en un único lugar. De esta manera, es más sencillo realizar una correcta gestión del inventario, ya que puede mantener actualizados automáticamente los registros del inventario y su actividad con la integración a sistemas de gestión de inventario y facturación.

Otro beneficio a destacar es que utilizar un albarán digital permite llevar un registro más detallado de los productos gracias a su acceso a sus detalles como el número de serie o el lote del producto. Gracias a ello, resulta más fácil gestionar las garantías, devoluciones y reclamaciones de clientes.

Seguridad

Se conoce que digitalizar ciertos procesos y gestiones implica también aplicar seguridad y protección de privacidad para evitar que dicha información se filtre con facilidad.

Un albarán digital usualmente tendrá soporte para garantizar la seguridad y privacidad de los datos. Varios ejemplos son limitando su acceso por usuarios y aplicando medidas extra como la autenticación de usuarios y el cifrado de datos.

Conclusión

Como se ha podido observar, el albarán digital otorga un número de ventajas que se puede resumir en cuatro palabras: agilidad, precisión, eficiencia y seguridad. Hoy en día, estas características son fundamentales para que la administración de estos documentos cumpla con las exigencias de la cadena de suministro.

En Hedyla escuchamos lo que más solicitan nuestros clientes y seguimos trabajando en nuestro software de logística para implementar más herramientas que complementen la función principal para ofrecer una solución completa.