Il DeCA nel trasporto sta già sollevando molte domande nella gestione quotidiana: chi deve generarlo, cosa succede in caso di subappalto, come gestire più destinazioni, quali dati sono obbligatori, come deve riceverlo il conducente o cosa fare se le informazioni cambiano durante il servizio di trasporto.
Durante gli ultimi webinar sul Documento di Controllo Elettronico organizzati insieme a Leviahub abbiamo ricevuto decine di domande da aziende e professionisti del settore dei trasporti. Alcune si sono ripetute in tutti e tre gli incontri. Altre riguardavano casi molto specifici che probabilmente si verificano anche nelle attività quotidiane di molte aziende.
Abbiamo selezionato le domande più frequenti e le abbiamo verificate alla luce della normativa vigente per raccoglierle in questa guida pratica sul DeCA.
Che cos'è il DeCA e quando è obbligatorio?
Il DeCA è il Documento di Controllo Amministrativo richiesto per documentare i trasporti pubblici di merci su strada soggetti a tale obbligo. Con la nuova normativa, questo documento deve essere gestito in formato elettronico e rispettare requisiti specifici relativi alla generazione, all'accesso, alla modifica e alla conservazione.
Il documento deve essere generato prima dell'inizio effettivo del servizio di trasporto e il sistema utilizzato deve registrare la data e l'ora della sua creazione.
È proprio da qui che partono molte delle domande che abbiamo ricevuto.
1. Chi deve generare il DeCA?
È stata una delle domande più frequenti durante i webinar.
Per rispondere è necessario distinguere chiaramente due figure: il caricatore contrattuale e il trasportatore effettivo.
Il caricatore contrattuale è la persona fisica o giuridica che affida direttamente al trasportatore effettivo l'esecuzione del trasporto. Il trasportatore effettivo è invece il soggetto che realizza materialmente il trasporto.
Entrambe le parti sono tenute a formalizzare il documento di controllo e sono responsabili delle informazioni di propria competenza.
Questa distinzione è particolarmente importante perché il proprietario della merce non coincide necessariamente con il caricatore contrattuale.
2. Cosa succede quando il trasporto viene subappaltato?
Il subappalto è stato probabilmente l'argomento che ha generato più dubbi.
Pensiamo alla seguente catena:
Azienda A → Trasportatore B → Trasportatore C → Trasportatore D
Per identificare i soggetti coinvolti nel documento corrispondente è necessario verificare chi esegue materialmente il trasporto e chi ha affidato direttamente il servizio a tale soggetto.
In presenza di una catena di subappalto, quindi, non è sufficiente identificare l'azienda che ha inizialmente commissionato il trasporto. Occorre analizzare il rapporto contrattuale che dà origine al servizio effettivamente eseguito.
La distinzione tra caricatore contrattuale e trasportatore effettivo è fondamentale per una corretta gestione del DeCA.
3. Chi è responsabile dei dati contenuti nel DeCA?
La normativa ripartisce la responsabilità delle informazioni tra le due parti.
Il caricatore contrattuale è responsabile dell'esattezza di:
- nome o ragione sociale, NIF e domicilio del caricatore contrattuale;
- nome o ragione sociale e NIF del trasportatore effettivo;
- luogo di origine e destinazione della spedizione;
- natura e peso della merce.
Il trasportatore effettivo è responsabile di:
- dati relativi all'eventuale autorizzazione speciale alla circolazione;
- data di effettuazione del trasporto;
- targhe dei veicoli utilizzati.
Questa distinzione è importante quando il DeCA viene generato automaticamente utilizzando informazioni disponibili in sistemi diversi.
4. Quali dati deve contenere obbligatoriamente il DeCA?
Oltre a identificare il caricatore contrattuale e il trasportatore effettivo, il documento deve contenere le informazioni necessarie per identificare correttamente il trasporto.
Tra i dati essenziali figurano l'origine e la destinazione della spedizione, la natura e il peso della merce, la data di effettuazione del trasporto e le targhe dei veicoli utilizzati.
Quando è necessaria un'autorizzazione speciale alla circolazione, devono essere incluse anche le relative informazioni.
La normativa consente inoltre alle parti di inserire altri dati che ritengano utili per documentare l'operazione.
5. Devono comparire il nome o il NIF del conducente?
No. Non rientrano tra i dati obbligatori previsti per il documento di controllo.
Ciò non impedisce a un'azienda di inserire informazioni aggiuntive relative al conducente quando siano utili per la propria gestione interna.
Lo stesso vale per fotografie, sigilli, osservazioni o altre evidenze dell'operazione: possono far parte del flusso documentale dell'azienda, ma è opportuno distinguerle dalle informazioni richieste specificamente dalla normativa sul DeCA.
6. Cosa succede se non conosciamo il peso esatto della merce?
Il peso della merce fa parte delle informazioni che devono figurare nel documento.
La normativa contempla tuttavia i casi in cui, a causa delle caratteristiche del carico, risulti difficile determinarlo con esattezza. In tali situazioni è possibile utilizzare un altro tipo di grandezza per determinarne il peso..
È importante non confondere questo dato con il peso complessivo del veicolo: il documento fa riferimento al peso della merce trasportata.
7. Cosa succede se il peso o un altro dato cambia dopo la generazione del DeCA?
È una situazione piuttosto comune: la pianificazione indica un determinato peso, ma al momento del carico il dato reale risulta diverso. Può cambiare anche la targa del veicolo o un'altra informazione relativa al trasporto.
La normativa prevede due modalità per gestire una modifica.
La prima consiste nel modificare il PDF originale inserendo le nuove informazioni e il motivo della modifica, mantenendo i dati precedenti chiaramente identificati come non più validi.
La seconda consiste nel generare un nuovo PDF aggiornato. In questo caso vengono creati anche un nuovo URL e un nuovo codice QR, mentre il documento originale deve essere conservato.
In entrambi i casi, il documento aggiornato deve essere messo a disposizione del conducente.
In questo modo ogni modifica mantiene la tracciabilità delle informazioni precedenti.
8. È possibile utilizzare un unico DeCA per più destinazioni?
Sì, purché siano rispettate determinate condizioni.
La normativa consente di inserire più servizi nello stesso DeCA quando il caricatore contrattuale e il trasportatore effettivo sono gli stessi per tutti i servizi..
Ogni spedizione deve essere identificata individualmente, indicando origine e destinazione, natura e peso della merce e qualsiasi altro dato obbligatorio che differisca tra le spedizioni.
In questo modo è possibile gestire in un unico documento determinate operazioni con più punti di carico o scarico senza perdere l'identificazione di ogni singola spedizione.
9. E se effettuiamo più viaggi tra la stessa origine e destinazione?
È possibile raggruppare più servizi nello stesso DeCA purché siano rispettati gli stessi requisiti: stesso caricatore contrattuale, stesso trasportatore effettivo e identificazione individuale di ogni spedizione.
Questo aspetto è particolarmente rilevante quando, durante la stessa giornata, vengono effettuati più trasporti tra gli stessi punti ma cambiano, ad esempio, il peso o le caratteristiche della merce.
Ogni servizio deve poter essere identificato correttamente all'interno del documento.
10. Cosa succede nelle operazioni con hub o cross-docking?
Durante i webinar sono emersi diversi casi relativi a merci ritirate in punti differenti, trasportate verso un hub, consolidate e successivamente inviate verso un'altra destinazione.
Non esiste una regola specifica del DeCA dedicata al cross-docking come modalità operativa.
Per stabilire come documentare queste attività è necessario analizzare i diversi servizi di trasporto effettuati e identificare, per ciascuno, chi svolge il ruolo di caricatore contrattuale e chi quello di trasportatore effettivo.
La presenza di più origini, destinazioni, veicoli o rapporti contrattuali può comportare esigenze documentali differenti. Per questo, in tali operazioni è particolarmente importante analizzare il flusso reale del trasporto.
11. Il DeCA è obbligatorio nel trasporto internazionale?
Il Documento di Controllo Elettronico si applica ai trasporti nazionali soggetti a tale obbligo.
I trasporti internazionali che attraversano parzialmente il territorio spagnolo non devono essere documentati tramite DeCA per il semplice fatto di circolare in Spagna. In questi casi vengono utilizzati i documenti previsti dalle convenzioni internazionali applicabili, come il CMR quando previsto.
Ad esempio, un trasporto Barcellona-Brema effettuato come un'unica operazione internazionale non diventa soggetto al DeCA durante il tratto spagnolo.
C'è però un'importante eccezione da considerare: le operazioni di cabotaggio effettuate in territorio spagnolo rientrano nell'ambito di applicazione del DeCA..
12. Cosa succede se c'è un trasporto nazionale prima o dopo uno internazionale?
È necessario distinguere le diverse operazioni.
Se esiste un trasporto nazionale indipendente che porta la merce fino al punto dal quale inizia successivamente un'altra operazione internazionale, il primo trasporto deve essere analizzato come un servizio distinto.
Non è quindi possibile considerare automaticamente internazionale qualsiasi spostamento precedente o successivo solo perché la merce finirà per lasciare la Spagna.
L'elemento importante è identificare correttamente ogni operazione di trasporto e il rapporto contrattuale che la determina.
13. Il DeCA sostituisce il CMR, la bolla di consegna o la lettera di vettura?
Non necessariamente.
Una delle possibilità previste dalla normativa è utilizzare come DeCA il formato di altri documenti impiegati nel trasporto, purché contengano tutti i dati richiesti per il Documento di Controllo Elettronico e identifichino espressamente il caricatore contrattuale e il trasportatore effettivo.
Questo può riguardare, ad esempio, determinati documenti di trasporto, lettere di vettura o documentazione specifica associata a particolari tipi di merce.
Un'azienda, quindi, non deve necessariamente moltiplicare il numero di documenti gestiti se un unico documento consente di soddisfare i diversi obblighi applicabili.
14. Cosa succede con la documentazione ADR o relativa ai rifiuti?
L'esistenza del DeCA non elimina gli obblighi documentali specifici eventualmente previsti per il tipo di merce trasportata.
La normativa consente di utilizzare altri documenti come documento di controllo, purché contengano tutti i dati richiesti per il DeCA e rispettino i requisiti previsti.
I documenti associati al trasporto di merci pericolose, rifiuti o altre operazioni specifiche possono quindi essere integrati nella gestione documentale, purché vengano rispettati gli obblighi applicabili a ciascun caso.
15. Il conducente deve installare un'applicazione per avere con sé il DeCA?
No.
Prima dell'inizio del servizio, il conducente deve disporre del documento e averlo a bordo per poterlo presentare qualora venga richiesto dalle autorità durante il trasporto.
Può farlo tramite una copia elettronica visualizzabile su un dispositivo mobile oppure una copia stampata su carta..
Entrambe le opzioni devono includere il relativo codice QR.
Il conducente può inoltre avere il QR come file separato per facilitarne la presentazione durante un controllo.
Non è quindi necessario installare un'applicazione specifica.
16. Come funziona il codice QR del DeCA?
Ogni Documento di Controllo Elettronico dispone di un URL unico e specifico, incorporato nel documento attraverso un codice QR.
Durante lo svolgimento del servizio, questo URL deve consentire di scaricare direttamente il relativo PDF.
L'accesso non può richiedere credenziali, autenticazione, la pressione di pulsanti o altre operazioni manuali prima di poter scaricare il documento.
Una volta concluso il trasporto, il download tramite tale URL deve rimanere disponibile per il periodo previsto. Trascorsi sette giorni di calendario dalla conclusione del servizio, l'accesso tramite l'URL può essere disattivato.
Il documento deve comunque essere conservato per il periodo previsto dalla normativa.
17. Cosa succede se il conducente ha il QR ma non riesce ad accedere al documento?
Il conducente deve essere in grado di presentare il documento durante il trasporto quando richiesto.
Per questo motivo, il DeCA può essere disponibile in formato elettronico, sotto forma di copia stampata con il relativo QR oppure tramite il codice QR stesso come file separato.
La modalità scelta dipenderà dall'operatività di ciascuna azienda, purché sia garantito l'accesso al documento secondo quanto previsto dalla normativa.
18. Il DeCA deve essere firmato?
No. La firma elettronica non è necessaria affinché il DeCA sia valido come documento di controllo..
Diverso è il caso in cui lo stesso documento venga utilizzato anche per attestare rapporti contrattuali o per altre finalità per le quali sia richiesta una firma.
In tal caso dovranno essere rispettati anche i requisiti previsti per tale finalità.
Questa distinzione evita di aggiungere al processo del DeCA obblighi che appartengono in realtà ad altri documenti o funzioni.
19. È possibile utilizzare come DeCA un documento scansionato?
No.
Il DeCA deve essere un PDF digitale nativo generato a partire da dati strutturati.
Un documento creato mediante la scansione di un documento cartaceo o costituito semplicemente da immagini digitalizzate non soddisfa questo requisito.
Inoltre, il file PDF generato non può superare i 5 MB..
20. Quando deve essere generato il DeCA?
Prima dell'inizio effettivo del servizio di trasporto.
Il sistema utilizzato deve registrare la data e l'ora esatte di creazione del documento.
Questo requisito è particolarmente importante quando il DeCA viene generato automaticamente da un ERP, un TMS o un'altra piattaforma, perché la generazione del documento deve essere integrata nel flusso operativo prima dell'inizio del trasporto.
21. Per quanto tempo deve essere conservato un DeCA?
Il caricatore contrattuale e il trasportatore effettivo devono conservare i file elettronici del DeCA per almeno un anno..
Quando una delle parti genera e conserva i documenti, l'altra può adempiere a tale obbligo se dispone della possibilità di accedervi e scaricarli durante tutto questo periodo.
Oltre alla generazione del documento, è quindi opportuno definire come verrà archiviato, chi potrà recuperarlo e per quanto tempo rimarrà disponibile.
22. È necessario inviare i DeCA a una piattaforma della Pubblica Amministrazione?
No.
Il documento può essere archiviato nel repository utilizzato dall'azienda e il dominio dal quale viene fornito l'accesso può essere qualsiasi dominio.
Non è necessario comunicare preventivamente tale dominio all'Amministrazione.
L'importante è che il sistema consenta di generare, conservare e presentare i documenti nel rispetto dei requisiti previsti.
23. Come si integra il DeCA con un ERP o un TMS?
Gran parte delle informazioni necessarie per generare un DeCA è normalmente già disponibile nei sistemi gestionali dell'azienda: ordini, clienti, indirizzi, merci, veicoli o trasportatori.
L'integrazione consente di riutilizzare questi dati per generare la documentazione e ridurre l'inserimento manuale delle informazioni.
In un TMS, inoltre, la documentazione può essere collegata direttamente all'operazione di trasporto. Il Documento di Controllo può essere centralizzato insieme agli altri documenti del trasporto e rimanere accessibile per la consultazione o in caso di controllo.
In questo modo, la gestione del DeCA può essere integrata nello stesso flusso utilizzato per pianificare, assegnare e gestire i trasporti.
DeCA trasporto: 10 risposte rapide
Domanda | Risposta |
Quando deve essere generato il DeCA? | Prima dell'inizio effettivo del servizio di trasporto. |
Chi interviene nella sua formalizzazione? | Il caricatore contrattuale e il trasportatore effettivo. |
Può essere modificato? | Sì, seguendo una delle procedure previste e mantenendo la tracciabilità delle modifiche. |
È possibile includere più spedizioni? | Sì, se hanno lo stesso caricatore contrattuale e trasportatore effettivo e ogni spedizione è identificata individualmente. |
È obbligatorio nel trasporto internazionale? | No, per un'operazione internazionale soggetta alla relativa documentazione. Il cabotaggio in Spagna è invece incluso. |
Il conducente ha bisogno di un'app? | No. Può disporre del documento in formato elettronico, cartaceo o tramite QR secondo le modalità previste. |
È necessaria la firma elettronica? | No, non per la sua validità come documento di controllo. |
Può essere un documento scansionato? | No. Deve essere un PDF digitale nativo generato a partire da dati strutturati. |
Per quanto tempo deve essere conservato? | Almeno un anno. |
Deve essere inviato a una piattaforma pubblica? | No. Può essere conservato nel repository dell'azienda. |
Molte domande, e alcuni temi ricorrono più spesso di altri
Dopo tre webinar sul DeCA, le domande più frequenti hanno riguardato situazioni molto comuni: subappaltare un trasporto, cambiare un veicolo, modificare il peso dopo il carico, lavorare con più destinazioni o far arrivare correttamente il documento a un conducente esterno.
Per questo è utile verificare l'intero processo: chi dispone di ciascun dato, quando viene generato il documento, come viene aggiornato in caso di modifiche, come vi accede il conducente e dove verrà conservato successivamente.
Quando la gestione documentale è collegata all'ERP o al TMS, buona parte di queste informazioni può essere recuperata direttamente dai sistemi già coinvolti nell'operazione. Nel TMS, inoltre, il Documento di Controllo può essere centralizzato insieme al resto della documentazione di trasporto, rimanendo accessibile per la consultazione o in caso di controllo.
Le domande raccolte durante questi tre webinar ci hanno permesso di constatare che molte aziende stanno affrontando situazioni molto simili.
Riunirle in un unico contenuto può aiutare a risolverle prima che si presentino nella gestione quotidiana.
Fonti normative
Per la preparazione di questo articolo è stata consultata la normativa vigente relativa al Documento di Controllo Amministrativo:
Responsabile Comunicazione e Marketing presso Hedyla
Ingegnere tecnico multimediale. Lavorando 11 anni nel Dipartimento di Audiovisivi e Comunicazione di una multinazionale. Responsabile del dipartimento di marketing e comunicazione in varie aziende del settore tecnologico.
Progettare strategie digitali. Innovare e aggiungere valore alla comunicazione.