Automatizzare le tariffe di trasporto permette di semplificare una delle attività più impegnative nella gestione economica delle operazioni. Oltre a sapere quali servizi sono stati effettuati, è necessario verificare quale tariffa applicare, convalidare gli importi e preparare correttamente le informazioni prima di fatturare a clienti o fornitori.
Quando queste attività dipendono da controlli manuali, il tempo necessario aumenta con la crescita del volume delle operazioni. Aumenta anche la possibilità di applicare una tariffa errata, lasciare servizi in attesa di fatturazione o rilevare discrepanze quando il processo è già in una fase troppo avanzata.
Automatizzare le tariffe e la pre-fatturazione permette di affidare al TMS buona parte di questi controlli, mantenendo un punto di validazione prima della generazione delle fatture. In questo modo, il team può concentrare la propria attenzione sulle operazioni che richiedono realmente una verifica.
La sfida va oltre il calcolo di una tariffa
Un'operazione di trasporto può prevedere condizioni economiche diverse a seconda del cliente, del fornitore o del servizio stesso.
Gestire le tariffe significa quindi andare oltre una semplice tabella dei prezzi. È necessario collegare queste condizioni alle operazioni corrispondenti e assicurarsi che in ogni caso venga applicato l'importo corretto.
Quando queste informazioni sono distribuite tra fogli di calcolo, documenti o controlli manuali, ogni servizio richiede un intervento aggiuntivo prima di poter essere fatturato.
E con l'aumento del numero di ordini e percorsi da gestire, mantenere questo modello diventa sempre più complesso.
Come automatizzare le tariffe di trasporto riduce i controlli manuali
Uno dei vantaggi di centralizzare le tariffe in un TMS è la possibilità per il sistema di utilizzarle direttamente per assegnare un prezzo alle operazioni.
Le tariffe possono essere configurate sia per i clienti sia per i fornitori e applicate a livello di ordine o di percorso, a seconda di come è organizzata l'operatività.
In questo modo, quando arriva il momento di preparare la fatturazione, una parte importante del lavoro è già stata svolta.
Il team non deve partire da zero, controllando ogni servizio e cercando le condizioni corrispondenti. Può utilizzare le informazioni già disponibili nel sistema e concentrarsi sulla verifica della correttezza del risultato.
Automatizzare le tariffe di trasporto permette quindi di ridurre le attività ripetitive e, soprattutto, la dipendenza da processi manuali nei quali è più facile commettere errori.
Pre-fatturazione nel trasporto: automatizzare mantenendo il controllo
Automatizzare il processo non significa che una fattura debba essere emessa senza alcuna supervisione.
La pre-fatturazione nel trasporto introduce una fase intermedia di validazione. Prima che un'operazione passi alla fatturazione, il team può verificare il prezzo assegnato e confermare che le informazioni siano corrette.
Se esiste una tariffa che soddisfa le condizioni stabilite, può essere utilizzata per assegnare il prezzo. È inoltre possibile inserire manualmente un importo quando la situazione lo richiede.
L'automazione gestisce le attività ripetitive, mentre il team mantiene la capacità decisionale sulle eccezioni.
Gestire ordini e percorsi singolarmente... o in blocco
Quando aumenta il volume delle operazioni, controllare ed elaborare singolarmente ogni servizio può diventare un collo di bottiglia.
Per questo motivo, la pre-fatturazione può essere effettuata sia su un singolo ordine o percorso sia su più operazioni contemporaneamente.
Questa possibilità consente di adattare il processo alle esigenze del lavoro quotidiano.
Un'operazione eccezionale può essere verificata singolarmente, mentre quelle che rispettano le condizioni stabilite possono essere elaborate insieme.
L'obiettivo è semplice: evitare di dedicare lo stesso tempo a un'operazione standard e a un'altra che richiede realmente maggiore attenzione.
Dal servizio effettuato alla fattura, con meno passaggi manuali
Una volta convalidata la pre-fatturazione, le operazioni passano al processo di fatturazione.
Il sistema può creare nuove fatture o aggiungere righe a fatture esistenti in base alle condizioni e ai periodi di fatturazione configurati.
Finché una fattura rimane in sospeso, è possibile aggiungere nuove righe pre-fatturate. Una volta inviata, non può più essere modificata.
Questo metodo di lavoro separa chiaramente tre fasi: calcolare l'importo, convalidarlo e infine emettere la fattura.
Questa separazione aiuta anche a individuare eventuali errori prima che raggiungano l'ultima fase.
Maggiore controllo economico non significa effettuare più verifiche
Esiste una certa tendenza ad associare il controllo alla verifica manuale di ogni operazione.
Tuttavia, avere un maggiore controllo non richiede necessariamente un maggiore intervento manuale.
Un processo correttamente automatizzato permette al team di concentrarsi sulle eccezioni e di disporre di informazioni più strutturate per prendere decisioni.
La tecnologia applica le regole definite e prepara le informazioni. Le persone convalidano i casi che richiedono valutazione o una verifica aggiuntiva.
Questo modello permette di rendere il processo più agile mantenendo il controllo su ciò che viene fatturato ai clienti e sugli importi da pagare ai fornitori.
Inoltre, gestire correttamente le tariffe rappresenta solo una parte della gestione economica. Nel nostro articolo “Errori comuni nel calcolo dei costi di trasporto (e come evitarli con la tecnologia)” analizziamo alcuni degli errori che possono influire sul calcolo dei costi e, di conseguenza, sulla redditività di ogni operazione.
Dalla pianificazione al controllo economico nello stesso TMS
L'efficienza del trasporto non termina con una buona pianificazione.
È importante anche ciò che accade dopo: come i servizi effettuati vengono trasferiti alla gestione economica e quanto lavoro è necessario da parte del team per completare il processo.
Un TMS permette di collegare le operazioni di trasporto a processi come la gestione delle tariffe e la pre-fatturazione, riducendo le attività manuali e facilitando la validazione delle informazioni prima della fatturazione.
Automatizzare le tariffe e la pre-fatturazione permette di ridurre gli errori, lavorare secondo criteri omogenei e ottenere un maggiore controllo su una parte fondamentale dell'operatività: il suo risultato economico.
Responsabile Comunicazione e Marketing presso Hedyla
Ingegnere tecnico multimediale. Lavorando 11 anni nel Dipartimento di Audiovisivi e Comunicazione di una multinazionale. Responsabile del dipartimento di marketing e comunicazione in varie aziende del settore tecnologico.
Progettare strategie digitali. Innovare e aggiungere valore alla comunicazione.