Automatizar tarifas de transporte permite simplificar una de las partes más laboriosas de la gestión económica de la operativa. Además de saber qué servicios se han realizado, hay que comprobar qué tarifa corresponde aplicar, validar los importes y preparar correctamente la información antes de facturar a clientes o proveedores.
Cuando estas tareas dependen de revisiones manuales, el tiempo dedicado aumenta a medida que crece el volumen de operaciones. También aumenta la posibilidad de aplicar una tarifa incorrecta, dejar servicios pendientes de facturar o detectar diferencias cuando el proceso ya está demasiado avanzado.
Automatizar las tarifas de transporte y la prefacturación permite trasladar buena parte de estas comprobaciones al TMS y mantener un punto de validación antes de generar las facturas. El objetivo no es eliminar el control, sino conseguir que el equipo pueda ejercerlo allí donde realmente es necesario.
El reto no está solo en calcular una tarifa
Una operación de transporte puede tener diferentes condiciones económicas dependiendo del cliente, el proveedor o el propio servicio.
Por eso, gestionar tarifas no consiste únicamente en tener una tabla con precios. Hay que relacionar esas condiciones con las operaciones correspondientes y asegurarse de que el importe adecuado se aplica en cada caso.
Cuando esta información se encuentra repartida entre hojas de cálculo, documentos o comprobaciones manuales, cada servicio requiere una intervención adicional antes de poder facturarse.
Y cuantos más pedidos y rutas hay que gestionar, más difícil resulta mantener ese modelo.
Cómo automatizar las tarifas de transporte reduce las comprobaciones manuales
Una de las ventajas de centralizar las tarifas en un TMS es que el sistema puede utilizarlas directamente para asignar un precio a las operaciones.
Las tarifas pueden configurarse tanto para clientes como para proveedores y aplicarse a nivel de pedido o de ruta, dependiendo de cómo esté organizada la operativa.
De esta forma, cuando llega el momento de preparar la facturación, una parte importante del trabajo ya está realizada.
El equipo no tiene que empezar de cero revisando cada servicio y buscando qué condiciones le corresponden. Puede partir de la información disponible en el sistema y concentrarse en comprobar que el resultado sea correcto.
Automatizar las tarifas de transporte permite así reducir tareas repetitivas y, sobre todo, disminuir la dependencia de procesos manuales en los que es más fácil cometer errores.
Prefacturación en transporte: automatizar sin perder el control
Automatizar el proceso no implica que una factura tenga que emitirse sin ningún tipo de supervisión.
La prefacturación en transporte introduce precisamente un paso intermedio de validación. Antes de que una operación pase a facturación, el equipo puede comprobar el precio asignado y confirmar que la información es correcta.
Si existe una tarifa que cumple las condiciones establecidas, puede utilizarse para asignar el precio. También existe la posibilidad de introducir un importe manualmente cuando la situación lo requiera.
Así, la automatización se ocupa del trabajo repetitivo mientras el equipo mantiene la capacidad de decisión sobre las excepciones.
Gestionar pedidos y rutas de forma individual… o en bloque
Cuando el volumen de operaciones aumenta, revisar y procesar cada servicio individualmente puede convertirse en un cuello de botella.
Por eso, la prefacturación puede realizarse tanto sobre un pedido o una ruta concreta como sobre varias operaciones simultáneamente.
Esta posibilidad permite adaptar el proceso al trabajo diario.
Una operación excepcional puede revisarse de forma individual, mientras que aquellas que cumplen las condiciones establecidas pueden procesarse conjuntamente.
El objetivo es sencillo: evitar dedicar el mismo tiempo a una operación estándar que a otra que realmente necesita atención.
Del servicio realizado a la factura, con menos pasos manuales
Una vez validada la prefacturación, las operaciones pasan al proceso de facturación.
El sistema puede crear nuevas facturas o incorporar líneas a facturas existentes en función de las condiciones y los periodos de facturación configurados.
Mientras una factura permanece pendiente, pueden añadirse nuevas líneas prefacturadas. Una vez enviada, deja de poder modificarse.
Esta forma de trabajar establece una separación clara entre tres momentos: calcular el importe, validarlo y emitir finalmente la factura.
Y esa separación ayuda a detectar posibles errores antes de que lleguen al último paso.
Más control económico no significa hacer más comprobaciones
Existe cierta tendencia a asociar el control con revisar manualmente cada operación.
Pero tener más control no significa necesariamente intervenir más.
Un proceso correctamente automatizado permite que el equipo se centre en las excepciones y disponga de información más estructurada para tomar decisiones.
La tecnología se ocupa de aplicar las reglas definidas y preparar la información. Las personas validan aquellos casos que requieren criterio o una revisión adicional.
Este modelo permite agilizar el proceso sin renunciar al control sobre lo que se factura a los clientes o lo que corresponde pagar a los proveedores.
Además, controlar correctamente las tarifas es solo una parte de la gestión económica. En nuestro artículo “Errores habituales al calcular los costes de transporte (y cómo evitarlos con tecnología)” analizamos algunos de los fallos que pueden afectar al cálculo de los costes y, por tanto, a la rentabilidad de cada operación.
De la planificación al control económico en un mismo TMS
La eficiencia del transporte no termina cuando se consigue una buena planificación.
También importa qué ocurre después: cómo se trasladan los servicios realizados a la gestión económica y cuánto trabajo necesita el equipo para hacerlo.
Un TMS permite conectar la operativa del transporte con procesos como la gestión de tarifas y la prefacturación, reduciendo tareas manuales y facilitando la validación de la información antes de facturar.
Automatizar tarifas y prefacturación no consiste simplemente en hacer estos procesos más rápidos. Se trata de reducir errores, trabajar con criterios homogéneos y disponer de un mayor control sobre una parte fundamental de la operación: su resultado económico.
Responsable de Comunicación y Marketing en Hedyla
Ingeniera Técnica Multimedia. Trabajando 11 años en el Departamento Audiovisual y de Comunicación de una multinacional. Responsable del Departamento de Marketing y Comunicación en diversas empresas del sector tecnológico.
Diseñando estrategias digitales. Innovando y aportando valor a la comunicación.