In molti reparti di pianificazione dei trasporti, la disponibilità dei veicoli nella logistica condiziona direttamente il modo in cui viene organizzata la pianificazione della giornata. La prima domanda è quasi sempre la stessa: quali veicoli abbiamo realmente disponibili oggi?
A prima vista sembra una domanda semplice. L’azienda dispone di una flotta definita, gli ordini della giornata sono chiari e il team di traffico deve semplicemente assegnare ogni veicolo alla propria rotta. Tuttavia, nella pratica la situazione è spesso molto più complessa.
In molte operazioni logistiche le informazioni sulla flotta non sono sempre centralizzate. Un veicolo può apparire disponibile quando in realtà è già stato assegnato a un’altra rotta, sta terminando un servizio precedente oppure fa parte di un’altra pianificazione generata in precedenza. Quando succede, i conflitti emergono spesso nel momento peggiore: proprio quando l’operazione sta per iniziare.
Inoltre, i veicoli non sono l’unico fattore che influenza la pianificazione. Anche gli autisti, i loro orari e le rotte già assegnate incidono direttamente sul risultato finale. Per questo motivo è sempre più comune gestire entrambi gli aspetti insieme, come avviene quando si lavora con la disponibilità degli autisti nella logistica all’interno dello stesso processo di pianificazione.
Quando le informazioni sulla flotta e sulle risorse sono integrate nel sistema di pianificazione, il lavoro del reparto di traffico cambia notevolmente. Il pianificatore può vedere fin dall’inizio quali veicoli sono realmente disponibili ed evitare molti dei problemi che emergono quando queste informazioni vengono controllate troppo tardi.
1. Evitare assegnazioni duplicate dei veicoli
Uno degli errori più comuni nella pianificazione dei trasporti è assegnare lo stesso veicolo a due rotte diverse senza accorgersene.
Questo succede più spesso di quanto si pensi. In molte aziende diversi membri del team lavorano contemporaneamente sulla pianificazione oppure vengono generati più piani per lo stesso giorno. Inoltre, i cambiamenti dell’ultimo minuto che richiedono di modificare le rotte o riassegnare i veicoli sono piuttosto frequenti.
Quando non esiste una visione chiara della disponibilità della flotta, questi conflitti vengono spesso individuati troppo tardi. Il piano è già pronto e, proprio prima dell’inizio delle operazioni, emerge il problema.
Le situazioni più comuni sono:
- un veicolo già assegnato a un’altra rotta nello stesso giorno
- una pianificazione che si sovrappone a un’altra generata in precedenza
- cambiamenti dell’ultimo minuto che richiedono la riassegnazione dei veicoli
Quando il sistema mostra la disponibilità dei veicoli durante la pianificazione, il responsabile del traffico può individuare questi conflitti prima di confermare il piano e riorganizzare le rotte con maggiore anticipo.
2. Avere una visibilità reale sulla disponibilità dei veicoli nella logistica
Nelle operazioni con molte rotte attive non è sempre facile sapere quali veicoli sono realmente disponibili.
Tra rotte già assegnate, veicoli che stanno terminando un servizio precedente e continui cambiamenti nella pianificazione, la visione della flotta può diventare frammentata. Il pianificatore spesso deve consultare diverse fonti di informazione per capire qual è la situazione reale.
Quando la disponibilità dei veicoli nella logistica è integrata nel sistema di pianificazione, queste informazioni diventano molto più chiare. Il pianificatore può identificare rapidamente:
- quali veicoli sono già occupati
- quali sono disponibili per nuove rotte
- quali veicoli hanno restrizioni operative per la giornata
- quali risorse sono già impegnate in un’altra pianificazione
Questa visibilità è particolarmente utile nelle operazioni in cui intervengono più rotte, centri logistici o turni di lavoro, una situazione sempre più comune nella pianificazione moderna dei trasporti.
3. Ridurre le modifiche dell’ultimo minuto nelle rotte
Uno dei momenti più delicati per un reparto di traffico è proprio prima dell’inizio delle operazioni giornaliere.
Le rotte sono già definite, gli ordini preparati e tutto dovrebbe essere pronto per partire. Tuttavia, è proprio in questo momento che talvolta emergono problemi legati alla disponibilità dei veicoli.
Un veicolo già assegnato, un servizio che si sovrappone a un altro o una pianificazione che coincide con un’altra possono costringere il team a riorganizzare parte del piano. Questo significa spostare ordini tra rotte, riassegnare veicoli o addirittura ricostruire parte della pianificazione.
Quando il sistema tiene conto fin dall’inizio della disponibilità reale della flotta, molti di questi conflitti vengono individuati prima di generare il piano. Il risultato è una pianificazione più stabile e meno dipendente da modifiche dell’ultimo minuto.
4. Facilitare la pianificazione nelle operazioni complesse
Le operazioni logistiche oggi sono sempre più dinamiche. Molte aziende lavorano con diversi centri di carico, rotte che si svolgono in momenti differenti della giornata o veicoli che effettuano più servizi nello stesso turno.
In questi scenari, pianificare le rotte non significa soltanto assegnare gli ordini ai veicoli. Significa anche coordinare correttamente tutte le risorse disponibili.
Nella pratica è comune trovare situazioni come:
- veicoli che effettuano una rotta al mattino e un’altra nel pomeriggio
- flotte che operano da diversi centri logistici
- servizi concatenati durante l’arco della giornata
- rotte che cambiano in base a incidenti o ritardi
Quando il sistema mostra la disponibilità reale dei veicoli, il pianificatore può capire meglio quali risorse possono assumere nuove rotte e quali hanno già parte della loro giornata impegnata.
In alcuni casi è persino possibile visualizzare quanto tempo di lavoro un autista ha già assegnato per quel giorno e quanto margine rimane disponibile per un altro servizio.
5. Prendere decisioni con informazioni operative reali
La pianificazione dei trasporti richiede di prendere decisioni continuamente: quale veicolo utilizzare, quale rotta riorganizzare o come adattare il piano quando emergono cambiamenti improvvisi.
Quando le informazioni sulle risorse sono disperse, molte di queste decisioni vengono prese con dati incompleti. Il pianificatore può avere solo una visione parziale della situazione reale della flotta.
Avere una visione chiara della disponibilità dei veicoli offre qualcosa di molto semplice ma estremamente utile: contesto operativo nel momento della pianificazione.
Questo permette di prendere decisioni con maggiore sicurezza, ad esempio:
- scegliere quale veicolo può assumere una nuova rotta
- riorganizzare i servizi quando si verifica un imprevisto
- evitare sovrapposizioni tra diverse pianificazioni
- ottimizzare meglio l’utilizzo della flotta durante la giornata
Inoltre, una pianificazione più allineata alla disponibilità reale delle risorse aiuta anche a migliorare il controllo dei costi di trasporto, evitando riorganizzazioni inutili, ritardi operativi o chilometri aggiuntivi.
Pianificare le rotte significa anche gestire correttamente le risorse
Quando si parla di pianificazione dei trasporti, spesso si pensa all’ottimizzazione delle rotte o alla riduzione dei chilometri percorsi.
Tuttavia, nel lavoro quotidiano di un reparto di traffico gran parte dell’attività consiste nel coordinare correttamente le risorse disponibili. Sapere quali ordini devono essere consegnati è solo una parte del processo. L’altra consiste nel capire quali veicoli possono realmente effettuare quelle rotte in ogni momento.
Quando queste informazioni fanno parte di un software di gestione dei trasporti (TMS), il processo di pianificazione cambia completamente. Il team può lavorare con una visione chiara della disponibilità della flotta ed evitare molti dei problemi che emergono quando queste informazioni vengono controllate troppo tardi.
Conclusione
Nelle operazioni quotidiane di trasporto, molti problemi di pianificazione non sono legati alle rotte in sé, ma alla reale disponibilità delle risorse.
Un veicolo già assegnato, una rotta che si sovrappone a un’altra o una giornata lavorativa già quasi completa possono costringere il team a riorganizzare l’intero piano all’ultimo momento. Queste situazioni generano pressione nel reparto di traffico e aumentano il rischio di errori.
Per questo motivo, avere una visione chiara della disponibilità della flotta all’interno del sistema di pianificazione diventa un elemento fondamentale per lavorare con maggiore sicurezza.
Quando il pianificatore può vedere fin dall’inizio quali risorse sono realmente disponibili, la pianificazione diventa più stabile, le incidences diminuiscono e le operazioni quotidiane scorrono con molta più tranquillità.
Responsabile Comunicazione e Marketing presso Hedyla
Ingegnere tecnico multimediale. Lavorando 11 anni nel Dipartimento di Audiovisivi e Comunicazione di una multinazionale. Responsabile del dipartimento di marketing e comunicazione in varie aziende del settore tecnologico.
Progettare strategie digitali. Innovare e aggiungere valore alla comunicazione.