Centri di costo nei trasporti: come capire dove si genera realmente la spesa

Sapere quanto è costato il trasporto durante un mese è importante. Ma questo dato, da solo, dice piuttosto poco.

Due aziende possono avere esattamente la stessa spesa per il trasporto e trovarsi in situazioni completamente diverse. Anche all'interno della stessa azienda, un'unità di business, una tipologia di trasporto o una parte dell'operatività possono concentrare una quota molto più elevata dei costi.

Per capire cosa sta realmente accadendo, è necessario scendere a un livello di dettaglio maggiore. Ed è qui che entrano in gioco i centri di costo.

Che cos'è un centro di costo nei trasporti?

Un centro di costo è uno strumento che permette di classificare e raggruppare le spese per poterle analizzare in base alla struttura dell'azienda.

Nel trasporto, consente di non considerare più l'intera attività come un unico blocco di spesa e di suddividere i costi secondo criteri coerenti con le esigenze di ciascuna organizzazione.

Ad esempio, un'azienda può avere la necessità di distinguere tra diverse unità di business. Un'altra può voler differenziare determinate tipologie di trasporto. La struttura dipenderà da come è organizzata l'attività e da come sarà necessario analizzare successivamente le informazioni.

In un TMS, i centri di costo possono essere configurati includendo informazioni come:

• Codice identificativo.
• Conto associato.
• Unità di business.
• Tipologia.
• Descrizione.

In questo modo, la struttura economica utilizzata dall'azienda può essere applicata anche alla gestione del trasporto.

Perché conoscere il costo totale del trasporto non è sufficiente

Immaginiamo che la spesa mensile per il trasporto sia pari a 100.000 euro.

È tanto? È poco?

Senza un contesto, è difficile rispondere.

Per valutare questo dato dobbiamo sapere quali operazioni generano la spesa e come questa viene distribuita tra le diverse aree dell'attività.

Il problema nasce quando tutte queste informazioni vengono raggruppate insieme. Possiamo sapere che i costi sono aumentati rispetto al mese precedente, ma non necessariamente quale parte dell'operatività spiega questa differenza.

Suddividere le informazioni attraverso i centri di costo permette di effettuare un'analisi più dettagliata e facilita la risposta a domande molto più specifiche: quale unità di business concentra la quota maggiore della spesa, come vengono distribuiti i costi tra diverse tipologie di operazioni o dove si stanno verificando variazioni che vale la pena approfondire.

L'obiettivo non è generare più informazioni, ma rendere più utili quelle di cui già disponiamo.

Centri di costo e TMS: portare la struttura finanziaria nell'operatività

In molte aziende esiste già una struttura di centri di costo a livello contabile o finanziario. Il reparto trasporti, però, lavora con ordini, rotte, carichi, trasportatori, tariffe e fatture.

Quando queste due realtà non sono collegate, mettere successivamente in relazione l'attività logistica con il suo impatto economico può richiedere ulteriori incroci di dati e attività amministrative.

Integrare i centri di costo all'interno di un TMS permette di avvicinare questa struttura economica alla gestione stessa del trasporto.

Ogni centro può disporre del proprio codice, conto, unità di business, tipologia e descrizione, in modo che la classificazione utilizzata rispecchi l'organizzazione reale dell'azienda.

Questo aspetto è particolarmente importante quando una stessa azienda gestisce diverse unità di business o tipologie di trasporto e ha bisogno di mantenere separati i relativi costi, anche se tutta l'attività viene gestita da un'unica piattaforma.

Dal centro di costo alla pre-fatturazione

L'utilità dei centri di costo non si limita alla classificazione.

Possono anche far parte di processi successivi legati alla gestione economica del trasporto, come la pre-fatturazione e la ripartizione dei costi.

È qui che iniziano ad assumere un'importanza particolare.

La pianificazione e l'esecuzione generano informazioni operative. Le tariffe permettono di attribuire un valore economico ai servizi effettuati. La pre-fatturazione organizza le informazioni necessarie prima dell'emissione o della convalida delle fatture. I centri di costo, infine, consentono di strutturare questi importi secondo la logica economica dell'azienda.

In questo modo, le informazioni operative e quelle economiche non devono più essere analizzate come due realtà completamente separate.

Per le aziende con operazioni complesse, questa relazione aiuta a mantenere una maggiore coerenza tra ciò che avviene nel trasporto e il modo in cui i relativi costi vengono successivamente distribuiti.

Cosa apporta questo livello di dettaglio al controllo dei costi?

Lavorare con i centri di costo non riduce di per sé la spesa per il trasporto. Ciò che offre è una struttura delle informazioni che permette di comprenderla meglio.

E questa differenza è importante. Calcolare correttamente i costi di trasporto significa andare oltre l'importo visibile di ogni viaggio e considerare tutte le informazioni che possono incidere sul costo reale dell'operazione.

Quando possiamo analizzare i costi con un livello di dettaglio maggiore, diventa più semplice individuare gli scostamenti, confrontare diversi periodi e disporre di una base più solida per valutare l'evoluzione dell'attività.

Inoltre, permette ai reparti logistica e amministrazione di lavorare utilizzando una classificazione comune. Invece di ricostruire successivamente quali costi corrispondono a ciascuna parte dell'azienda, le informazioni possono essere organizzate già all'interno del processo di gestione del trasporto.

Il risultato è una visione economica più ordinata e più vicina alla realtà operativa.

Dal controllo delle fatture al controllo dell'operatività

Per molto tempo, il controllo economico del trasporto è stato effettuato principalmente alla fine del processo: quando arriva una fattura.

Ma in quel momento vediamo soltanto il risultato economico di qualcosa che è già avvenuto.

Un TMS permette di lavorare con le informazioni già nelle fasi precedenti: ordini, pianificazione, trasportatori, tariffe, esecuzione, documentazione e pre-fatturazione. Integrare i centri di costo in questa struttura permette di aggiungere anche la dimensione economica di cui l'azienda avrà bisogno per analizzare successivamente la propria attività.

Non si tratta semplicemente di verificare quanto è stato fatturato.

Si tratta di poter collegare quel costo alla parte dell'operatività che lo ha generato.

Informazioni particolarmente utili quando l'operatività cresce

Nelle operazioni di dimensioni ridotte può essere relativamente semplice sapere da dove proviene ogni spesa. Il responsabile conosce le rotte, i clienti e i trasportatori e può ricostruire buona parte delle informazioni quando ne ha bisogno.

Con l'aumento dei volumi, questo modo di lavorare diventa molto più complesso.

Più operazioni significano più fornitori, tariffe, fatture e dati da mettere in relazione. E se sono presenti anche diverse unità di business, l'analisi economica richiede una struttura molto più chiara.

I centri di costo permettono di mantenere questa separazione senza perdere la visione complessiva del trasporto.

L'azienda può continuare ad analizzare la spesa totale, ma può anche scendere al livello di dettaglio necessario per capire meglio come vengono distribuiti i costi.

Il costo del trasporto è un dato. Comprenderlo è un'altra cosa

Controllare il trasporto non significa semplicemente conoscere l'importo finale delle fatture.

Per prendere decisioni è necessario capire cosa c'è dietro quel numero.

I centri di costo nei trasporti aiutano a strutturare le informazioni economiche in base alla realtà di ogni azienda e a collegarle a processi come la pre-fatturazione e il controllo dei costi.

Perché sapere quanto spendiamo risponde a una domanda.

Sapere dove si genera quella spesa ci permette di iniziare a rispondere a molte altre.