El DeCA en transporte ya está generando muchas preguntas en la operativa diaria: quién debe generarlo, qué ocurre cuando hay subcontratación, cómo se gestionan varios destinos, qué datos son obligatorios, cómo debe recibirlo el conductor o qué sucede si la información cambia durante el servicio.
Durante los últimos webinars sobre el Documento de Control Electrónico realizados junto a Leviahub hemos recibido decenas de preguntas de empresas y profesionales del transporte. Algunas se han repetido en las tres sesiones. Otras planteaban casos muy concretos que probablemente también se estén dando en muchas empresas.
Hemos seleccionado las más frecuentes y las hemos revisado teniendo en cuenta la normativa vigente para reunirlas en esta guía práctica sobre el DeCA.
¿Qué es el DeCA y cuándo es obligatorio?
El DeCA es el Documento de Control Administrativo exigido para documentar los transportes públicos de mercancías por carretera sujetos a esta obligación. Con la nueva regulación, este documento debe gestionarse en formato electrónico y cumplir unos requisitos concretos de generación, acceso, modificación y conservación.
El documento debe generarse antes del inicio efectivo del servicio de transporte y el sistema utilizado debe registrar la fecha y hora de su creación.
A partir de ahí empiezan muchas de las dudas que nos han planteado.
1. ¿Quién debe generar el DeCA?
Esta ha sido una de las preguntas que más se ha repetido en los webinars.
Para responderla hay que tener claras dos figuras: el cargador contractual y el transportista efectivo.
El cargador contractual es la persona física o jurídica que contrata directamente con el transportista efectivo la realización del transporte. El transportista efectivo es quien realiza materialmente ese transporte.
Ambas partes están obligadas a formalizar el documento de control y responden de la información que les corresponde.
Esto es especialmente importante porque el propietario de la mercancía no tiene por qué ser necesariamente el cargador contractual.
2. ¿Qué ocurre cuando el transporte se subcontrata?
La subcontratación ha sido, probablemente, el tema que más dudas ha provocado.
Pensemos en esta cadena:
Empresa A → Transportista B → Transportista C → Transportista D
Para identificar las figuras que intervienen en el documento correspondiente hay que observar quién realiza materialmente el transporte y quién ha contratado directamente con él.
Por tanto, cuando existe una cadena de subcontratación, no basta con identificar a la empresa que inicialmente encargó el transporte. Es necesario analizar la relación contractual que da lugar al servicio que finalmente se realiza.
Esta distinción entre cargador contractual y transportista efectivo es fundamental para gestionar correctamente el DeCA.
3. ¿Quién es responsable de los datos que aparecen en el DeCA?
La normativa distribuye la responsabilidad sobre la información entre las dos partes.
El cargador contractual responde de la exactitud de:
- nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual;
- nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo;
- lugar de origen y destino del envío;
- naturaleza y peso de la mercancía.
El transportista efectivo responde de:
- los datos relativos a la autorización especial de circulación, cuando sea necesaria;
- la fecha de realización del transporte;
- las matrículas de los vehículos utilizados.
Esta distinción es importante cuando el DeCA se genera automáticamente a partir de la información disponible en diferentes sistemas.
4. ¿Qué datos debe incluir obligatoriamente el DeCA?
Además de identificar al cargador contractual y al transportista efectivo, el documento debe contener información que permita identificar correctamente el transporte.
Entre los datos esenciales se encuentran el origen y destino del envío, la naturaleza y peso de la mercancía, la fecha de realización del transporte y las matrículas de los vehículos utilizados.
Cuando sea necesaria una autorización especial de circulación, también deberá incorporarse la información correspondiente.
La normativa permite además incluir otros datos que las partes consideren útiles para documentar la operación.
5. ¿Tiene que aparecer el nombre o el NIF del conductor?
No forman parte de los datos obligatorios establecidos para el documento de control.
Esto no impide que una empresa pueda incorporar información adicional relacionada con el conductor cuando resulte útil para su gestión interna.
Lo mismo ocurre con fotografías, precintos, observaciones u otras evidencias de la operación: pueden formar parte del flujo documental de la empresa, pero conviene diferenciarlas de la información que la normativa exige específicamente para el DeCA.
6. ¿Qué ocurre si no conocemos el peso exacto de la mercancía?
El peso de la mercancía forma parte de la información que debe figurar en el documento.
Sin embargo, la normativa contempla aquellos casos en los que, por las circunstancias de la carga, resulte difícil determinarlo con exactitud. En esas situaciones permite utilizar otro tipo de magnitud para determinar su peso.
Es importante no confundir este dato con el peso total del vehículo: el documento hace referencia al peso de la mercancía transportada.
7. ¿Qué pasa si el peso u otro dato cambia después de generar el DeCA?
Esta es una situación habitual: la planificación indica un peso determinado, pero al cargar el vehículo el dato real es diferente. También puede cambiar una matrícula u otra información del transporte.
La normativa establece dos formas de gestionar una modificación.
La primera consiste en modificar el PDF original incorporando la nueva información, el motivo del cambio y manteniendo los datos anteriores identificados claramente como no válidos.
La segunda consiste en generar un nuevo PDF actualizado. En ese caso se crea también una nueva URL y un nuevo código QR, mientras que el documento original debe conservarse.
En ambos casos, el documento actualizado debe hacerse llegar al conductor.
El objetivo es que cualquier modificación mantenga la trazabilidad de la información anterior.
8. ¿Se puede utilizar un único DeCA para varios destinos?
Sí, siempre que se cumplan determinadas condiciones.
La normativa permite consignar varios servicios en un mismo DeCA cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos ellos.
En ese caso, cada envío debe quedar individualmente identificado, indicando su origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía y cualquier otro dato obligatorio que sea diferente.
Esto permite gestionar en un único documento determinadas operaciones con varias cargas o descargas sin perder la identificación de cada envío.
9. ¿Y si hacemos varios viajes entre el mismo origen y destino?
También puede plantearse la agrupación de varios servicios en un mismo DeCA siempre que se cumplan los requisitos anteriores: mismo cargador contractual, mismo transportista efectivo e identificación individual de cada envío.
Esto es especialmente relevante cuando durante una misma jornada se realizan varios transportes entre los mismos puntos pero cambian, por ejemplo, el peso o las características de la mercancía.
Cada servicio debe poder identificarse correctamente dentro del documento.
10. ¿Qué ocurre en operaciones con hubs o cross-docking?
En los webinars aparecieron varios casos relacionados con mercancía recogida en diferentes puntos, llevada a un hub, consolidada y posteriormente transportada hasta otro destino.
No existe una regla específica del DeCA para el cross-docking como operativa.
Para determinar cómo debe documentarse hay que analizar los diferentes servicios de transporte que se realizan e identificar en cada uno quién actúa como cargador contractual y quién como transportista efectivo.
La existencia de varios orígenes, destinos, vehículos o relaciones contractuales puede dar lugar a diferentes necesidades documentales. Por eso, en estas operaciones resulta especialmente importante analizar el flujo real del transporte.
11. ¿Es obligatorio el DeCA en un transporte internacional?
El Documento de Control Electrónico se aplica a los transportes interiores sujetos a esta obligación.
Los transportes internacionales que discurren parcialmente por territorio español no tienen que documentarse mediante DeCA por el simple hecho de circular por España. En estos casos se utilizan los documentos previstos por los convenios internacionales correspondientes, como el CMR cuando resulte aplicable.
Por ejemplo, un transporte Barcelona-Bremen realizado como una única operación internacional no se convierte en un transporte sujeto a DeCA durante el tramo español.
Hay una excepción importante que conviene tener presente: las operaciones de cabotaje realizadas en territorio español sí están incluidas en el ámbito de aplicación del DeCA.
12. ¿Qué ocurre si hay un transporte nacional antes o después de uno internacional?
Aquí hay que distinguir las operaciones.
Si existe un transporte interior independiente para llevar una mercancía hasta el punto desde el que posteriormente comienza otra operación internacional, ese primer transporte debe analizarse como un servicio diferenciado.
Por tanto, no podemos considerar automáticamente internacional cualquier desplazamiento anterior o posterior simplemente porque la mercancía termine saliendo de España.
Lo relevante es identificar correctamente cada operación de transporte y la relación contractual que la origina.
13. ¿El DeCA sustituye al CMR, al albarán o a la carta de porte?
No necesariamente.
Una de las posibilidades contempladas por la normativa es utilizar como DeCA el formato de otros documentos empleados en el transporte, siempre que incorporen todos los datos exigidos para el Documento de Control Electrónico y permitan identificar expresamente al cargador contractual y al transportista efectivo.
Esto puede aplicarse, por ejemplo, a determinados documentos de transporte, cartas de porte o documentación específica asociada a determinadas mercancías.
Por tanto, una empresa no tiene por qué multiplicar documentos si puede cumplir las diferentes obligaciones mediante un documento que reúna todos los requisitos exigidos.
14. ¿Qué ocurre con la documentación ADR o de residuos?
La existencia del DeCA no elimina las obligaciones documentales específicas que puedan corresponder al tipo de mercancía transportada.
La normativa permite utilizar otros documentos como documento de control siempre que incorporen todos los datos exigidos para el DeCA y cumplan los requisitos establecidos.
Por tanto, documentos asociados al transporte de mercancías peligrosas, residuos u otras operaciones específicas pueden integrarse dentro de la gestión documental, siempre que se respeten las obligaciones aplicables a cada caso.
15. ¿El conductor necesita instalar una aplicación para llevar el DeCA?
No.
Antes de iniciar el servicio, el conductor debe disponer del documento y llevarlo a bordo para poder presentarlo si se lo requiere una autoridad durante el transporte.
Puede hacerlo mediante una copia electrónica que pueda mostrar en un dispositivo móvil o mediante una copia impresa en papel.
Ambas opciones deben incorporar el correspondiente código QR.
También puede llevar el QR como fichero independiente para facilitar su presentación durante una inspección.
Por tanto, disponer de una aplicación específica no es un requisito para el conductor.
16. ¿Cómo funciona el código QR del DeCA?
Cada Documento de Control Electrónico dispone de una URL única y específica, que se incorpora al documento mediante un código QR.
Durante la realización del servicio, esa URL debe permitir descargar directamente el PDF correspondiente.
Además, el acceso no puede exigir credenciales, autenticación, pulsar botones o realizar otras acciones manuales antes de descargar el documento.
Una vez finalizado el transporte, la descarga mediante esa URL debe mantenerse disponible durante el periodo establecido. Transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio, el acceso mediante esa URL puede desactivarse.
El documento, sin embargo, deberá seguir conservándose durante el periodo legal correspondiente.
17. ¿Qué pasa si el conductor lleva el QR pero no puede acceder al documento?
La obligación es que el conductor pueda presentar el documento durante el transporte cuando sea requerido.
Por eso puede disponer del DeCA electrónicamente, llevar una copia impresa con su correspondiente QR o disponer del propio código QR como fichero independiente.
La elección de cómo hacerlo dependerá de la operativa de cada empresa, siempre que se garantice el acceso al documento en los términos establecidos por la normativa.
18. ¿El DeCA tiene que estar firmado?
No. La firma electrónica no es necesaria para la validez del DeCA como documento de control.
Otra cuestión diferente es que el mismo documento se utilice además para acreditar relaciones contractuales u otras finalidades para las que sea necesaria una firma.
En ese caso deberán cumplirse también los requisitos correspondientes a esa finalidad.
Esta distinción es importante porque evita incorporar al proceso del DeCA obligaciones que realmente pertenecen a otros documentos o funciones.
19. ¿Puede utilizarse como DeCA un documento escaneado?
No.
El DeCA debe ser un PDF nativo digital generado a partir de datos estructurados.
Un documento creado mediante el escaneado de un papel o compuesto simplemente por imágenes digitalizadas no cumple este requisito.
Además, el fichero PDF generado no puede superar los 5 MB.
20. ¿Cuándo tiene que generarse el DeCA?
Antes del inicio efectivo del servicio de transporte.
El sistema utilizado debe registrar la fecha y hora exactas de creación del documento.
Este requisito resulta especialmente relevante cuando el DeCA se genera automáticamente desde un ERP, TMS u otra plataforma, porque la generación del documento debe integrarse en el flujo operativo antes de que comience el transporte.
21. ¿Cuánto tiempo hay que conservar un DeCA?
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los ficheros electrónicos del DeCA durante al menos un año.
Cuando una de las partes es quien genera y conserva los documentos, la otra puede cumplir esta obligación si dispone de la posibilidad de acceder a ellos y descargarlos durante ese periodo.
Por eso, además de generar el documento, conviene definir cómo se almacenará, quién podrá recuperarlo y durante cuánto tiempo estará disponible.
22. ¿Hay que enviar los DeCA a una plataforma de la Administración?
No.
El documento puede almacenarse en el repositorio que utilice la empresa y el dominio desde el que se facilite el acceso puede ser cualquiera.
No es necesario comunicar previamente ese dominio a la Administración.
Lo importante es que el sistema permita generar, conservar y presentar los documentos conforme a los requisitos establecidos.
23. ¿Cómo encaja el DeCA con un ERP o un TMS?
Buena parte de la información necesaria para generar un DeCA ya existe habitualmente en los sistemas de gestión de la empresa: pedidos, clientes, direcciones, mercancías, vehículos o transportistas.
La integración permite aprovechar esos datos para generar la documentación y reducir la introducción manual de información.
En un TMS, además, la documentación puede quedar relacionada con la propia operación de transporte. El Documento de Control puede centralizarse junto con otros documentos y mantenerse accesible para su consulta o ante una inspección.
De esta manera, la gestión del DeCA puede incorporarse al mismo flujo en el que se planifican, asignan y gestionan los transportes.
DeCA en transporte: 10 respuestas rápidas
Pregunta | Respuesta |
¿Cuándo debe generarse el DeCA? | Antes del inicio efectivo del servicio de transporte. |
¿Quién interviene en su formalización? | El cargador contractual y el transportista efectivo. |
¿Se puede modificar? | Sí, siguiendo alguno de los procedimientos establecidos y manteniendo la trazabilidad de los cambios. |
¿Se pueden incluir varios envíos? | Sí, si tienen el mismo cargador contractual y transportista efectivo y cada envío queda identificado. |
¿Es obligatorio en transporte internacional? | No en una operación internacional sujeta a la documentación correspondiente. El cabotaje en España sí está incluido. |
¿El conductor necesita una app? | No. Puede llevar una copia electrónica, una copia impresa o disponer del QR en los términos previstos. |
¿Necesita firma electrónica? | No para su validez como documento de control. |
¿Puede ser un documento escaneado? | No. Debe ser un PDF nativo digital generado a partir de datos estructurados. |
¿Cuánto tiempo debe conservarse? | Al menos un año. |
¿Hay que enviarlo a una plataforma pública? | No. Puede conservarse en el repositorio utilizado por la empresa. |
Muchas preguntas, pero también un patrón bastante claro
Después de tres webinars sobre el DeCA, las preguntas que más se han repetido tienen mucho que ver con situaciones habituales: subcontratar un transporte, cambiar un vehículo, modificar el peso después de cargar, trabajar con varios destinos o hacer llegar correctamente el documento a un conductor externo.
Precisamente por eso conviene revisar el proceso completo: quién dispone de cada dato, cuándo se genera el documento, cómo se actualiza si algo cambia, cómo accede a él el conductor y dónde se conservará después.
Cuando la gestión documental está conectada con el ERP o el TMS, buena parte de esa información puede aprovecharse directamente desde los sistemas que ya intervienen en la operación. En el caso del TMS, además, el Documento de Control puede quedar centralizado junto al resto de documentación del transporte, accesible para su consulta o ante una inspección.
Las preguntas de estos tres webinars nos han servido para comprobar que muchas empresas están encontrándose con situaciones muy parecidas.
Y reunirlas en un mismo lugar puede ayudar a resolverlas antes de que aparezcan en plena operativa.
Fuentes normativas
Para la elaboración de este artículo se ha consultado la normativa vigente relativa al Documento de Control Administrativo:
Responsable de Comunicación y Marketing en Hedyla
Ingeniera Técnica Multimedia. Trabajando 11 años en el Departamento Audiovisual y de Comunicación de una multinacional. Responsable del Departamento de Marketing y Comunicación en diversas empresas del sector tecnológico.
Diseñando estrategias digitales. Innovando y aportando valor a la comunicación.