Todo lo que tienes que saber sobre el albarán digital

Primer plano las manos apuntando a la tableta - ventajas del albarán digital foto

La gestión documental es una de las actividades dentro del sector de la logística que necesita mucha circulación y agilidad en la preparación y presentación de los papeles. Por este motivo, conforme crece la demanda en el transporte de mercancías, ya es una necesidad digitalizar los procesos y empezar a aplicar el albarán digital.

Para entender mejor en qué consiste un albarán digital, qué diferencias tiene en comparación a un albarán en papel y cuáles son los beneficios que ofrece, sigue leyendo los siguientes puntos.

¿Qué es un albarán digital?

Un albarán es un documento con información detallada sobre los productos entregados que sirve como prueba documental de la entrega. Es la empresa vendedora quien genera el documento y se queda una copia para que el cliente o la empresa receptora reciba el original y compruebe que está todo en orden. 

¿Qué diferencia hay entre un albarán en papel y un albarán digital?

Tradicionalmente, estos documentos se generan con un software de ofimática, se imprimían y se entregaban en papel al cliente, mientras que el vendedor se quedaba con una copia.

En cambio, el albarán digital se genera con varios tipos de programas, por ejemplo, con un módulo dentro de un software de logística. Además de que se firman con un dispositivo electrónico como un smartphone para que se confirme la entrega y todos los datos estén bien revisados.

¿Cuáles son las ventajas del albarán digital?

Acceso más rápido y sencillo a la información

Cuando se imprimen y se hacen fotocopias de documentos tan importantes como los albaranes, a menudo sus copias son limitadas para el número de personal que tiene que presentarlas y gestionarlas. Esto lleva a la situación de emplear mucho tiempo en buscar los papeles cuando se necesita volver a revisarlos.

En cambio, con un albarán digital, todo el personal autorizado tendrá acceso a todos los albaranes desde los dispositivos que trabajen y podrán monitorizar cuándo son firmadas y confirmadas las entregas. Además de que los documentos se pueden gestionar directamente con un software específico, como con un TMS.

Reducción de errores y evitación de pérdidas y daños

Los documentos en papel son más propensos a que tengan más errores, ya que el proceso de generarlos es más manual. Más aún, otro gran inconveniente de los documentos físicos es que pueden ser extraviados o dañados, lo cual acarrea bastantes problemas en la administración de documentos.

Por este motivo, con un módulo en el software que crea y envía los albaranes digitales resulta más difícil cometer errores porque su gestión es más automatizada. Aparte de eso, ya no hay el temor de perder los albaranes una vez están dentro del ERP de la empresa.

Concepto de firma digital ilustración vectorial de dibujos animados. Aprobado - ventajas del albarán digital vector

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3 Preguntas que más realizan los clientes sobre la cadena de suministro

Gente de negocios usando una tablet digital. Preguntas frecuentes sobre los modulos logisticos

Son cada vez más las empresas que apuestan por la digitalización de sus procesos logísticos con la finalidad de optimizar costes, obtener visibilidad de los movimientos de la mercancía, mejorar la comunicación entre el personal, entre otros. Las diferentes soluciones logísticas en el mercado pueden centrarse en una función o puede venir incorporada con varios módulos.

No obstante, hay una serie de preguntas que suelen hacer los clientes interesados en el software de Hedyla, acerca de módulos integrados que son menos conocidos y que complementan a soluciones más completas como un TMS o un optimizador de rutas. ¿En qué consisten en particular estos módulos y en qué aspectos son de gran ayuda?

Si quieres aprender más sobre los módulos de software de logística menos conocidos por el mercado, sigue leyendo.

Gemelo Digital

Tal y como lo sugiere su nombre, el gemelo digital o el Digital Twin es una representación física de cualquier objeto o proceso que se quiera replicar. En este caso, se utiliza para crear simulaciones de las rutas de reparto, ya sea en optimizador de rutas o en el TMS.

Para poder crear el digital twin, se necesita recopilar los datos de las rutas históricas de la empresa. Tiene como utilidad contrastarlas con las rutas optimizadas basándose en las restricciones aplicadas operativas y de negocio. De esta forma, se puede observar los cambios que se van a aplicar a las nuevas rutas de reparto y el tiempo y recursos que se requerirán para llevarlas a cabo.

También el simulador de escenarios se utiliza para realizar proyectos de consultoría para el análisis de escenarios. De esta forma, se pueden evaluar mejor los cambios de la cadena de suministro y de las líneas de producción, como por ejemplo, analizar la ubicación de nuevos centros logísticos, entre otros. Su función principal es para realizar una mejor toma de decisiones basadas en la productividad, eficiencia y costes.

Ilustración vectorial del concepto de asociación. Preguntas frercuentes sobre los modulos logisticos.

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