Conforme se están creando nuevas soluciones de software de logística para mejorar parte de los procesos de la cadena de suministro, también se están encontrando desafíos o errores que se suelen cometer en cuanto al uso e instalación de un sistema TMS. Si bien es cierto que cada vez más son las empresas que dan el paso para digitalizar y optimizar la gestión del transporte, es posible que no se estén dando buenos resultados en las operaciones como se esperan.
Si no se toman acciones al respecto frente a estas irregularidades, se pierde confianza del sistema de solución logística que conlleva a la insatisfacción del cliente y de la compañía. Para ello, ¿cuáles son los errores o desafíos más comunes al momento de implementar y aplicar de forma eficaz un TMS? Hay que tener en cuenta que se calcula que entre un 20% y el 30% de las empresas usan activamente un TMS.
Si quieres conocer los más habituales retos al instalar un TMS y utilizarlo de forma eficaz, ¡echa un vistazo!
Recopilación de datos
Uno de los retos al instalar un TMS que resultan también importantes y notables de la cadena de suministro es que los operadores logísticos y los transportistas todavía no son capaces de conciliar sus datos. Dicho desafío supone un problema en caso de que haya fallos en el servicio que todavía no se han detectado.
Es evidente que cada empresa de cada parte de la cadena de suministro recopila aparte sus KPIs o SLAs de las que son almacenados en sus propios servidores y sistemas. Al momento en el que se realizan dashboards para los analistas o se reportan errores mediante e-mails o hojas de cálculo, la información recibida normalmente no es precisa, además de que su proceso es muy tedioso.
Por lo tanto, resulta importante que el TMS u otro software parecido como un ERP sea capaz de recopilar y compartir datos tanto de parte de los operadores como de los transportistas, obviando información irrelevante o errónea. Eso sí, es recomendable que dicho compartimiento se pueda realizar de la forma más fluida y eficiente posible, evitando demoras que causan desinformación sobre el estado del transporte.
Revisión de estrategia
Antes de considerar instalar un TMS, como cualquier proyecto, es primordial establecer una estrategia sólida y realista con la finalidad de asignar objetivos coherentes afines a esta acción. Además, todos los documentos sobre los departamentos, transportistas, entre otros, deben de estar actualizados y en orden para empezar a implementarlos en el TMS.
Sin embargo, es posible que el TMS empiece a mostrar resultados insatisfactorios o que detecte errores con más frecuencia y más graves. En caso de que el TMS no tenga muchos problemas al momento de recopilar información precisa, uno de los casos más probables es que la estrategia actual haya quedado obsoleta debido a cambios internos de la empresa o externos que afectan a gran parte del sector.
En dicho caso, se debe de volver a revisar las estrategias y los objetivos establecidos para ver si encajan con el panorama actual. Si se detectan incongruencias, hay que reconducir las estrategias y los objetivos. Un ejemplo sería si ha habido cambios muy grandes en el volumen de la flota, ya sea una reducción o ampliación de los vehículos y transportistas.
Buena integración con ERP y con aplicaciones de terceros
Los TMS suelen estar pensados para integrarse con los demás software que utiliza la empresa, como un ERP o un WMS. Si bien esto parece un paso relativamente sencillo, la integración suele tener varios retos a nivel técnicos, siendo éste uno de los retos al instalar un TMS más complejos.
Un ejemplo es que el TMS se aplica con un formato de datos específico, en la mayoría de ocasiones compatible con otros softwares que usa la empresa. Sin embargo, puede que haya una aplicación que utilice otro departamento en el que tenga otro formato de datos. En este caso, el proceso de reformar los datos requiere más tiempo para procesar.
Otro aspecto a tener en cuenta es la escalabilidad del TMS, es decir, que el hardware se pueda adaptar bien al momento que se desee actualizar los módulos principales y añadir de nuevos. En el caso de un TMS personalizado, se requiere de la adquisición de más hardware y software adicional pero, si se trata de un TMS SaaS, es suficiente con aumentar el plan mensual.
Precios y costes de la implementación y mantenimiento del TMS
Cada TMS tiene sus propios precios y/o costes mensuales acordes a su modalidad, ya sea una instalación en el propio hardware o siendo una plataforma SaaS. Este es un detalle muy importante a tener en cuenta en cuanto al control de los gastos de la gestión del transporte y de la cadena de suministro.
Sus diferencias entre dichas modalidades es que una instalación se paga una sola vez para tenerla implementada indefinidamente, pero incluye costes adicionales de mantenimiento de software e incluso de hardware. En cambio, una plataforma instalada en la nube no requiere hardware adicional y su modalidad de pago suele ser por suscripción mensual.
Conclusión
Implementar un TMS, sea de la modalidad que sea y con más módulos o menos, supone realizar un riguroso trabajo de preparación y adaptación con las estrategias y los presupuesto asignados. Si no se realiza esta preparación, se estarían desperdiciando recursos y dando resultados insatisfactorios, generando desconfianza al producto como resultado. Para ello, es conveniente estudiar y pedir asesoramiento sobre la opción de software TMS que mejor se adapte a las necesidades y estado actual de la flota de transporte.
En Hedyla ofrecemos soluciones personalizadas con módulos que se pueden añadir o quitar a petición del cliente con varios planes de pago y adaptables al resto del software de la empresa.
SEO & Inbound Marketing
Graduada en Diseño y Producción de Videojuegos formándose actualmente en Marketing Digital con enfoque al SEO y al Inbound Marketing.
Creando artículos de valor y apoyando la comunicación al sector tecnológico.
