¿Sabes cómo administrar tu flota y sacarle el mayor provecho con un TMS?

La administración de una flota supone una tarea ardua y tediosa en la que es más sencillo de lo que queremos admitir, cometer errores y pagarlo con un bajo rendimiento y pérdidas de tiempo y dinero. Para ello, está la opción de administrar tu flota con un TMS para asistir, optimizar y automatizar las operaciones.

No obstante, se cree que los TMS son un producto exclusivo para grandes compañías con enormes flotas por su sofisticación y complejidad. Pero, nada más lejos de la realidad, cualquier empresa que maneje su cadena de suministro y opere con una flota de transporte tiene la necesidad de instalar una torre de control digital para las operaciones de carga.

Si quieres saber las ventajas de administrar tu flota con un TMS, ¡ve tomando nota!

Te permite organizar la empresa y crecer junto con ella

Gracias a la capacidad de un TMS para recopilar toda la información necesaria acerca de tu flota, de tus clientes y de tus pedidos, ahora es posible unificar todos los datos en un único lugar. De este modo, ya no es necesario rebuscar entre llamadas, mensajes, correos electrónicos y documentos en papel para comprobar la veracidad de las cuentas, acciones que malgastan demasiado tiempo y recursos.

Por lo tanto, aparte de la facilidad al realizar las operaciones con éxito, es mucho más sencillo también recopilar los KPIs aplicados a tus objetivos mensuales, trimestrales y hasta anuales y actuar para que se cumplan éstas. Además de que, gracias a una mejor comunicación y satisfacción del cliente, permite a la empresa crecer y adaptarse al volumen de la demanda, porque supone unos pocos pasos añadir nuevos vehículos y personal contratado nuevo a la base de datos del TMS.

Evita las llamadas innecesarias

Usualmente, para llevar a cabo el transporte de un pedido, ya sea para que llegue al centro de distribución o para que acuda al cliente final, se necesita un miembro del equipo para que realice las llamadas al expedidor y al intermediario para consultar la disponibilidad de la carga y acordar una tarifa. Con esta acción, ya se ha invertido demasiados recursos de tiempo y económicos que pueden resultar en que el flete no esté disponible o no haya trato por parte de las personas implicadas.

Sin embargo, el TMS automatiza todo este proceso, ya que el sistema recopila información sobre la flota disponible y envía dichos datos a los clientes en muy pocos pasos y tiempo invertido. De esta forma, se invierte el tiempo en otras tareas y se mejora las relaciones con los expedidores e intermediarios, deseando volver a acudir a tus servicios por su efectividad.

Cabe destacar que los expedidores buscan que sus procesos automatizados se adapten a los procesos también automatizados de terceros, ya que quieren sacar provecho de su inversión en un TMS y les supondría una carga cerrar negocios con un operador logístico que no dispone de una.

Complementa a la perfección un software de gestión de flotas

Usualmente, las personas interesadas en digitalizar sus operaciones logísticas de transporte se suelen preguntar cuál es la diferencia entre un TMS y un software de gestión de flotas, ya que ambos términos pueden parecer confusos al principio. Por este motivo, vamos a marcar sus principales diferencias entre administrar tu flota con un TMS y controlarlo con un software de gestión de flotas.

Por un lado, un software de gestión de flotas se centra en digitalizar la administración de los vehículos y su control de seguridad, la comunicación entre personal y cliente y la visibilidad del pedido mediante la geolocalización.  Por otro lado, un TMS otorga la posibilidad de administrar, planificar, ejecutar y postprocesar todas las operaciones logísticas, ya sea asignar pedidos, preparar facturas y documentación, etc.

Como se ha podido observar, ambas funciones se complementan unas a otras y brindan una mayor control de varios apartados del transporte y de las operaciones. Por supuesto, estas herramientas pueden resultar más útiles, acorde con las necesidades de su flota y de sus procesos, por lo que debe de estudiar si su mejor opción es un software de gestión de flotas o de un TMS.

Se puede adaptar a las restricciones y sector de la empresa

Como se ha mencionado anteriormente, existe la creencia en el que administrar tu flota con un TMS sólo está al alcance de grandes compañías referentes de su respectivo sector. Si bien es cierto que un TMS puede otorgar funcionalidades más complejas y de gran escala para empresas internacionales, también es posible adaptar a una flota más pequeña y a un flujo de pedidos menor.

Por ejemplo, existen TMS que admiten el transporte multimodal e intermodal, es decir, el transporte que requiere otros modos de transporte como el marítimo, aéreo y ferroviario y/o los envíos que necesitan más de un transportista y un contrato. Por este motivo, la complejidad de estos modos junto a la internacionalización de estas como facturas con distintas monedas hace que un TMS sea una herramienta imprescindible para poder gestionar y tener el control sobre todas las operaciones. No obstante, a una pyme o empresa mediana no le será necesario un sistema tan complejo y puede estudiar qué opciones desea y qué otras pueden ser descartables.

Conclusión

Las ventajas que todos hemos oído acerca de administrar tu flota con un TMS consisten en el ahorro de tiempo y costes, el control del rendimiento y la mejora de la satisfacción del cliente, entre otras. Aun así, el TMS da un paso más allá y asiste en la digitalización de un sector que es más que necesario como la industria de la logística y de la distribución, volviéndose cada vez más compleja y competitiva con sus retos actuales.

Sin olvidar de que la mejora de la gestión del transporte no es exclusivo para los gigantes de la logística, sino que también es aplicable para una flota y volumen de pedidos de cualquier medida. Especialmente teniendo en cuenta que se estima que sólo entre el 20 y el 35% de las empresas tienen incorporado un TMS.

En Hedyla estamos atentos a las últimas novedades del sector, por lo que otorgamos las soluciones logísticas más demandadas de la industria y adaptadas a cualquier restricción y tamaño de la empresa o flota.